Dưới đây là hướng dẫn cơ bản về cách ghi chép cuộc họp. Bạn sẽ tìm hiểu chúng là gì, tại sao chúng lại quan trọng và cách tải bản ghi cuộc họp cũng như ghi âm cuộc họp của bạn trong tương lai.
Biên bản cuộc họp là gì?
Bản ghi cuộc họp là bản ghi văn bản của các cuộc hội thoại được nói trong cuộc họp. Tuy nhiên, bản ghi đầy đủ cuộc họp nên bao gồm người nói và dấu thời gian để giới thiệu dễ dàng hơn.
Có 3 loại phiên âm cuộc họp chính:
Phiên âm đã chỉnh sửa là gì
Bản phiên âm đã chỉnh sửa là một tập lệnh hoàn chỉnh được điều chỉnh để dễ đọc. Điều này bao gồm sửa ngữ pháp và chính tả và loại bỏ tiếng lóng hoặc các từ không hoàn chỉnh. Bản chép lời đã chỉnh sửa có thể hữu ích cho một cuộc họp nếu bạn cần trình bày chính thức tài liệu bằng văn bản trong tương lai.
Phiên âm nguyên văn là gì
Phiên âm nguyên văn là một bản sao chính xác của cuộc họp nói. Nó bao gồm các khoảng tạm dừng và âm thanh không lời (tiếng hắng giọng, tiếng ồn xung quanh). Không có nhiều công dụng đối với bản ghi nguyên văn cuộc họp đầy đủ trừ khi nó nằm trong ngữ cảnh pháp lý.
Một biến thể nhỏ là phiên âm không đúng nguyên văn. Thao tác này loại bỏ các khoảng tạm dừng và âm thanh không lời trong khi vẫn giữ nguyên từ ngữ.
Phiên âm nguyên văn thông minh là gì
Phiên âm nguyên văn thông minh giữ lại lời nói chính trong khi chỉnh sửa các từ phụ, lặp lại, từ không chuẩn và tạm dừng. Nó loại bỏ các câu lạc đề và chạy theo chủ đề.
Mục đích của bản chép lời nguyên văn thông minh là giữ cho giọng nói của người nói trong khi làm cho văn bản có thể đọc được. Nó được sử dụng trong hội nghị truyền hình và các sự kiện liên quan đến kinh doanh vì nó có thể được trích dẫn hoặc dễ dàng chuyển đổi thành phương tiện khác, chẳng hạn như kịch bản hoặc bài báo viết.
Bạn nên sử dụng phiên âm đã chỉnh sửa hay phiên âm nguyên văn?
Phiên âm nguyên văn thông minh có ý nghĩa nhất trong hầu hết các ngữ cảnh kinh doanh vì chúng cung cấp bản ghi dễ đọc trong khi vẫn duy trì giọng nói và ý nghĩa của người nói. Nếu bạn muốn sử dụng phiên bản được chỉnh sửa nhiều hơn, bạn có thể thực hiện việc này trong tương lai từ tài liệu ban đầu.
Tại sao bạn nên ghi lại các cuộc họp?
Lý do để thực hiện cuộc họp đọc chính tảlà ghi chép lại các chủ đề thảo luận. Điều này dẫn đến các lý do khác, bao gồm:
- Để tăng cường sự tập trung. Nếu người tham gia không cần phải ghi chú riêng trong cuộc họp, họ có thể tập trung vào những gì đang được thảo luận. Do đó, bản ghi cuộc họp cải thiện mức độ tương tác.
- Để Tham chiếu Dễ dàng hơn. Nếu ai đó cần tham khảo lại các cuộc thảo luận trong cuộc họp, bản ghi là cách dễ nhất để thực hiện việc này. Việc sử dụng ghi chú của ai đó có thể dẫn đến sai sót nếu họ viết thông tin không chính xác.
- Để tiết kiệm thời gian. Việc tạo bản ghi cuộc họp giúp tiết kiệm thời gian của người tham gia vì họ không cần phải xem lại bản ghi nhiều lần để có được thông tin họ cần. Một tài liệu viết dễ dàng hơn nhiều để quét qua.
- Để tăng ROI. Một cuộc họp với một diễn giả quan trọng có thể tốn kém. Do đó, lấy bảng điểm có nghĩa là mọi người có thể tập trung hơn, và bạn có thể sử dụng tài liệu viết để tiếp thị để cải thiện kết nối kinh doanh.
Bạn có thể sử dụng bản ghi cuộc họp như thế nào?
Bản chép lại cuộc họp có thể là nguồn thông tin cho các nỗ lực tiếp thị hướng tới khách hàng. Ví dụ: nếu một nhóm nhân viên thảo luận về những thay đổi hoặc xu hướng của ngành, bạn có thể chuyển bản chép lời thành:
- Một bài đăng trên blog
- Tập lệnh video YouTube
- Một tập podcast
- Chú thích trên mạng xã hội
- phụ đề Youtube
Bản chép lại cuộc họp không chỉ cho phép bạn lấy nhiều phần nội dung từ cùng một tài liệu mà còn giúp bạn hiển thị Chuyên môn và củng cố thẩm quyền kinh doanh của bạn. Nếu bạn vẫn đang tạo nội dung tiếp thị, việc sử dụng bản chép lại cuộc họp cho thông tin có thể Tiết kiệm thời gian, đặc biệt là vì nó có thể được chuyển đổi thành hầu hết các biểu mẫu này với rất ít chỉnh sửa.
Làm thế nào để tôi phiên âm một cuộc họp?
Bạn có thể tự phiên âm cuộc họp hoặc thuê một trong các dịch vụ phiên âm cuộc họp thực hiện việc đó cho bạn. Tùy thuộc vào tốc độ đánh máy và khả năng lưu giữ thông tin của bạn, việc sao chép một cuộc họp không phải là một quá trình phức tạp. Dưới đây là các bước về cách tạo bản chép lại cuộc họp.
1. Ghi lại cuộc họp
Bước đầu tiên là ghi lại cuộc họp. Mặc dù bạn có thể cố gắng ghi chú khi nó đang diễn ra, nhưng đây không phải là nguồn thông tin chính xác. Cách bạn ghi lại cuộc họp sẽ phụ thuộc vào nơi diễn ra và có bao nhiêu diễn giả.
Các tùy chọn ghi âm bao gồm:
- Phần mềm ghi âm màn hình và âm thanh cho các cuộc họp ảo
- Điện thoại thông minh của bạn cho các cuộc họp quy mô nhỏ của một vài người
- Micrô đa hướng cho các thiết lập phòng họp lớn hơn
- Phần mềm có cả tính năng ghi âm và sao chép.
Dù bạn chọn tùy chọn nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra môi trường ghi trước khi cuộc họp bắt đầu. Điều quan trọng là phải có chất lượng âm thanh rõ ràng khi chuyển đổi chuyển lời nói thành văn bản. Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn có sự cho phép của mọi người để ghi lại cuộc họp.
2. Nghe âm thanh
Tiếp theo, chuyển tệp âm thanh của bạn sang máy tính nếu cần. Nghe toàn bộ tệp mà không cần ghi chú. Điều này là do đó bạn có thể xác định xem có bất kỳ sự cố hoặc lỗi âm thanh nào không. Bạn sẽ muốn làm quen với nội dung của tệp trước khi bắt đầu cố gắng phiên âm.
3. Bắt đầu phiên âm
Nghe âm thanh lần thứ hai và bắt đầu phiên âm. Cách dễ nhất để làm điều này theo cách thủ công là chỉ cần gõ mà không cần lo lắng quá nhiều về dấu câu và chính tả. Khi bạn nhận thấy một người nói mới, hãy thêm dấu ngắt dòng để phân biệt chúng. Bước này sẽ giúp bạn thêm dấu thời gian sau này.
4. Thu dọn bản ghi âm của bạn
Xem lại tệp âm thanh để cải thiện bản ghi âm của bạn. Trong bước này, bạn nên kiểm tra các từ không chính xác và nhằm mục đích chia nhỏ các phần của người nói. Mặc dù bạn chưa phải thêm tên, nhưng ít nhất bạn nên có các khối văn bản chính xác cho từng tên. Khi bạn đã thực hiện việc này, hãy xem qua tệp văn bản không có âm thanh và bắt đầu chỉnh sửa ngữ pháp và chính tả. Mức độ của bước này tùy thuộc vào loại phiên âm bạn muốn, nhưng các từ phải được viết đúng chính tả, và phải có dấu chấm và chữ in hoa mà bạn cho rằng các câu thay đổi.
5. Thêm loa và dấu thời gian
Miễn là bạn hài lòng với chất lượng bản chép lại cuộc họp của mình, bạn có thể nghe lại âm thanh và bắt đầu thêm dấu thời gian và loa. Để thực hiện việc này, hãy tạm dừng video mỗi khi một người mới bắt đầu nói và thêm các chi tiết sau:
[hour:minute:second] [speaker]: (Lời nói)
Sau khi hoàn thành việc này, bạn sẽ có một bản chép lời cuộc họp đầy đủ và chính xác.
6. Chuyển đổi thành Tóm tắt ngắn gọn
Phiên âm cuộc họp khác với biên bản cuộc họp. Trong khi bản phiên âm là một tập tin nguyên văn, thì biên bản là một bản ghi lại những điểm chính. Vì vậy, nếu bạn muốn vài phút thay vào đó, hãy xem qua tệp văn bản chọn ra:
- Vấn đề đặt ra
- Gợi ý
- Điểm hành động
- Kết quả quyết định
- Thời hạn
Làm điều này dễ dàng hơn nhiều khi bạn có bản chép lại chính xác của cuộc họp, trái ngược với làm việc trực tiếp từ tệp âm thanh.
Có thể tạo Bản ghi trực tiếp các cuộc họp Teams không?
Có, có thể phiên âm cuộc họp bằng công cụ phiên âm hoặc phiên âm thủ công. Mọi người sử dụng các công cụ hoặc đại lý để phiên âm hội thảo trên web, Microsoft và cuộc họp thu phóng, phỏng vấn, và nhiều hơn nữa. Có nhiều tùy chọn để lựa chọn cho một dịch vụ sao chép. Có cả ứng dụng dành cho thiết bị di động trên Android và iOS, ứng dụng web và cơ quan sao chép.
Khi chọn dịch vụ sao chép, bạn nên xem xét một số yếu tố như gói giá, độ chính xác và tốc độ. Các tính năng của dịch vụ cũng rất quan trọng. Chẳng hạn, một số dịch vụ có thể thực hiện sao chép theo thời gian thực, có nhiều công cụ, tích hợp và chức năng khác nhau.
Có thể tự động sao chép các cuộc họp không?
Phiên âm thủ công là một quy trình dài và không phải lúc nào cũng đảm bảo mức độ chính xác cần thiết trong bản chép lời cuộc họp. Một cách khác là sử dụng phần mềm phiên âm tự động, chẳng hạn như Transkriptor.
Đây là cách nó hoạt động:
- Tạo bản ghi âm cuộc họp.
- Tải nó lên phần mềm phiên âm cuộc họp và để nó chuyển đổi.
- Sau khi hoàn thành, bạn sẽ được thông báo và cung cấp danh sách các nhiệm vụ.
- Chúng bao gồm kiểm tra lại tệp văn bản và chỉnh sửa độ chính xác nếu cần. Hoàn thành những điều này trước khi bạn hoàn thiện tệp.
- Sau khi chỉnh sửa, hãy tải xuống tệp văn bản ở định dạng bạn đã chọn.
Lợi ích của việc sử dụng nền tảng phiên âm tự động là nó lấy đi nhiều công việc lặp đi lặp lại của việc sao chép.
Ví dụ về định dạng phiên âm cuộc họp là gì?
Mặc dù độ dài và độ phức tạp của bản ghi cuộc họp của bạn sẽ khác nhau, đây là một ví dụ về bản ghi nguyên văn thông minh điển hình.
[00:00:10 Steve]: Chào mừng mọi người. Tôi hy vọng tất cả các bạn đã có một ngày cuối tuần tốt đẹp. Bây giờ có vẻ là thời điểm tốt để bắt kịp vị trí của chúng tôi với việc giới thiệu phần mềm mới.
[00:00:40 Becky]: Chúng tôi hiện đang trên đà phát hành vào cuối tháng, nhưng chúng tôi đã gặp một số vấn đề về giao diện người dùng. Tôi sẽ để Ben giải thích vì anh ấy là người giải quyết việc này.
[00:01:04 Ben]: Cảm ơn, Becky. Vì vậy, vấn đề chúng tôi đang gặp phải bây giờ là việc truy cập cài đặt tài khoản buộc người dùng phải đăng xuất. Chúng tôi không thể hoàn toàn-
[00:01:20 Steve]: Đó có vẻ như là một vấn đề lớn khi có sự phát triển muộn này. Nó có được liên kết với bất kỳ thứ gì khác không hay là một vấn đề riêng lẻ?
[00:01:34 Ben]: Theo như chúng tôi có thể nói, nó bị cô lập. Không có tính năng hoặc menu nào khác bị lỗi trong quá trình thử nghiệm sản phẩm, vì vậy chúng tôi tin rằng đây là một vấn đề tương đối mới kể từ khi chúng tôi triển khai bản cập nhật thiết kế mới nhất. Tại sao nó gây ra một lỗi hiện vẫn chưa được biết, nhưng đó là niềm vui của việc phát triển phần mềm, phải không?
[00:02:01 Steve]: Vâng đó là sự thật. Vâng, Becky, tôi nghĩ đây cần phải là ưu tiên hàng đầu trong tuần, vì chúng ta không nên thực hiện bất kỳ thay đổi nào nữa cho đến khi điều này đã được giải quyết. Tôi sẽ giao nó cho bạn sắp xếp, nhưng tôi nghĩ chúng ta nên đưa tất cả những người có sẵn vào việc này vì nó sẽ là một sự chậm trễ lớn. Chúng ta sẽ bắt kịp vào cuối tuần, OK?
[00:02:43 Becky]: Tốt thôi, cảm ơn, Steve. Tôi sẽ yêu cầu Ben phối hợp với các nhân viên CNTT khác để xem chúng tôi có thể làm gì với vấn đề này càng sớm càng tốt.
Hạn chế của việc sử dụng micrô xa không đồng bộ là gì?
- Đối chiếu âm thanh chính xác nhất cho mỗi người nói thành một tệp
- Sử dụng nhận dạng giọng nói để tìm ra ai đang nói, có thể bị ảnh hưởng bởi chất lượng micrô
- Việc đan các đoạn trích âm thanh lại với nhau sẽ mất nhiều thời gian để thực hiện thủ công hoặc phần mềm phiên âm rất phức tạp
Vào năm 2019 , Microsoft đã khởi động một nghiên cứu để xem xét việc sử dụng micrô ở xa không đồng bộ để ghi chép cuộc họp. Các nhà nghiên cứu đã phải sử dụng một loạt các thuật toán âm thanh và AI phức tạp để tạo ra một tệp phiên âm với độ chính xác thấp hơn 3% so với micrô định hướng. Thực tế là đây là một nghiên cứu tiên tiến do Microsoft thực hiện nên làm nổi bật tính dễ sử dụng của nó trong thế giới thực.
Lựa chọn tốt nhất: Transkriptor!
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng có một cách nhanh chóng và giá cả phải chăng để ghi lại tất cả các cuộc họp kinh doanh quan trọng của bạn trong vài phút? Transkriptor sẽ là nguồn sao chép số một của bạn hàng ngày với các dịch vụ đáng tin cậy và tiết kiệm chi phí!
Viết mọi thứ khi đang di chuyển.
Truy cập từ tất cả các thiết bị. Chuyển các tệp âm thanh thành văn bản trong iPhone và Android.
Hãy xem khách hàng của chúng tôi đã nói gì về chúng tôi!
Chúng tôi phục vụ hàng ngàn người từ mọi lứa tuổi, ngành nghề và quốc gia. Nhấp vào nhận xét hoặc nút bên dưới để đọc thêm đánh giá trung thực về chúng tôi.
Được đánh giá xuất sắc 4,4 / 5 dựa trên hơn 50 bài đánh giá trên Capterra.
Jimena L. Người sáng lập Đọc thêm
Mọi thứ đều rất tốt, nó không đắt tiền, tương quan tốt giữa giá cả và chất lượng, và nó cũng khá nhanh.
Độ chính xác tuyệt vời liên quan đến thời gian của phụ đề và trong việc nhận dạng các từ. Rất ít chỉnh sửa đã được thực hiện.
Jaqueline B. Nhà xã hội học Đọc thêm
Điều tôi thích nhất về transkryptor là cách nó có độ chính xác cao. Với nền tảng dễ sử dụng, tôi chỉ cần điều chỉnh dấu câu
Trước
Kế tiếp
Dùng thử miễn phí
Đọc thêm
Làm thế nào để ghi lại các cuộc họp Microsoft Teams?
Làm cách nào để phiên âm các cuộc họp Skype?
Làm cách nào để phiên âm các cuộc họp trên Webex?
Làm cách nào để phiên âm các cuộc họp trên Google Meet?
Làm cách nào để phiên âm các cuộc họp trên Google Hangouts?
Làm cách nào để phiên âm các cuộc họp GoToMeeting?
Làm cách nào để phiên âm các cuộc họp Zoom?
Làm cách nào để phiên âm các cuộc họp BlueJeans?
Các câu hỏi thường gặp
Bạn có nên ghi lại các cuộc họp không?
Bản ghi cuộc họp là cần thiết để đảm bảo tính chính xác, tính tham khảo và tiếp thị nội dung. Tuy nhiên, không đáng để dành hàng giờ đồng hồ để viết tệp âm thanh của cuộc họp theo cách thủ công.
Nếu bạn cần phiên âm cuộc họp, hãy dùng thử phần mềm phiên âm. Chúng nhanh chóng và dễ sử dụng, và bản chép lời đầu tiên là miễn phí.
Bạn có thể lấy bản ghi cuộc họp Teams không?
Có, có thể ghi âm cuộc họp Microsoft Teams. Xem bài đăng trên blog liên quan của chúng tôi về cách chép lời cuộc họp Microsoft Teams.
