Nedan följer den ultimata guiden om hur du transkriberar möten. Du får veta vad de är, varför de är viktiga och hur du kan få inspelningar av möten och transkribera dina möten i framtiden.
Vad är en mötesutskrift?
Mötesutskrifter är en text av muntliga samtal under ett möte. En fullständig mötesutskrift bör dock innehålla talare och tidsstämplar för att underlätta hänvisningar.
Det finns 3 huvudtyper av transkribering av möten:
Vad är redigerad transkription?
En redigerad transkription är ett komplett manuskript som har anpassats för att bli lättare att läsa. Detta innebär att du korrigerar grammatik och stavning och tar bort slang eller ofullständiga ord. En redigerad transkription kan vara användbar vid ett möte om du behöver presentera det skriftliga dokumentet formellt i framtiden.
Vad är verbatim transkription
Ordagrann transkription är en exakt kopia av det talade mötet. Den innehåller pauser och icke-verbala ljud (röjning av halsen, bakgrundsbrus). Det finns inte mycket användning för en fullständig ordagrann mötesutskrift om det inte är i ett juridiskt sammanhang.
En liten variation är en icke ordagrann transkription. På så sätt tas pauser och icke-verbala ljud bort samtidigt som ordalydelsen förblir densamma.
Vad är intelligent verbatim-transkription?
Intelligenta ordagranna transkriptioner behåller huvudtexten medan redigerar utfyllnadsord, upprepningar, icke-standardiserade ord och pauser. Den tar bort meningar som inte har med ämnet att göra och meningar som är långa.
Syftet med en intelligent ordagrann utskrift är att behålla talarens röst och samtidigt göra texten läsbar. Det används vid videokonferenser och affärsrelaterade evenemang eftersom det kan citeras eller enkelt omvandlas till andra medier, t.ex. ett manus eller en skriftlig artikel.
Ska Du använda redigerad transkription eller ordagrann transkription?
Intelligenta ordagranna transkriptioner är det mest meningsfulla i de flesta affärssammanhang eftersom de ger en lättläst transkription samtidigt som talarens röst och mening bibehålls. Om du vill använda en mer redigerad version kan du göra det i framtiden från startdokumentet.
Varför ska du transkribera möten?
Anledningen till att göra mötet dikteringar är att hålla ett skriftligt register över diskussionsämnen. Detta har andra orsaker, bland annat:
- För att öka fokus: Om deltagarna inte behöver göra egna anteckningar under mötet kan de fokusera på det som diskuteras. Mötesprotokoll ökar engagemanget.
- Om någon behöver referera till diskussionerna under mötet är en utskrift det enklaste sättet att göra detta. Om du använder någon annans anteckningar kan det leda till misstag om de har skrivit informationen fel.
- För att spara tid.Genom att skapa mötesutskrifter sparar deltagarna tid eftersom de inte behöver se om en inspelning flera gånger för att få den information de behöver. Ett skriftligt dokument är mycket lättare att läsa igenom.
- För att öka avkastningen. Ett möte med en viktig talare kan bli dyrt. Därför innebär en utskrift att människor kan fokusera mer, och du kan använda det skriftliga dokumentet i marknadsföringen för att förbättra affärsförbindelserna.
Hur kan du använda mötesprotokoll?
En mötesutskrift kan vara en källa till information för kundinriktade marknadsföringsinsatser. Om en grupp anställda till exempel diskuterar branschförändringar eller trender, kan du sedan omvandla utskriften till:
- Ett blogginlägg
- Ett manus till en YouTube-video
- Ett avsnitt av en podcast
- Bildtexter i sociala medier
- Youtube undertexter
Mötestranskriptionen gör det inte bara möjligt att hämta flera delar av innehållet från samma dokument, den hjälper dig också att visa expertis Om du ändå skapar marknadsföringsinnehåll kan det vara bra att använda en transkribering av mötet för information spara tid, särskilt som det kan omvandlas till de flesta av dessa formulär med mycket liten redigering.
Hur transkriberar jag ett möte?
Du kan transkribera ett möte själv eller anlita en tjänst för transkribering av möten för att göra det åt dig. Beroende på hur snabbt du skriver och hur bra du är på att hålla reda på information behöver det inte vara komplicerat att transkribera ett möte. Här är steg för hur du skapar en mötesutskrift.
1. Registrera mötet
Det första steget är att få en inspelning av mötet. Du kan försöka anteckna medan det händer, men det är inte en korrekt informationskälla. Hur du spelar in mötet beror på var det äger rum och hur många talare det finns.
Inspelning alternativ inkluderar:
- Programvara för inspelning av skärm och ljud för virtuella möten
- Din smartphone för småskaliga möten med ett fåtal personer
- Mikrofoner med flera riktningar för större styrelserum
- Programvara som har både inspelnings- och transkriberingsfunktioner.
Oavsett vilket alternativ du väljer, se till att du testar inspelningsmiljön innan mötet börjar. Det är viktigt att ha en tydlig ljudkvalitet vid konvertering tal till text. Slutligen ska du se till att du har allas tillåtelse att spela in mötet.
2. Lyssna på ljudet
Därefter överför din ljudfil till en dator om det behövs. Lyssna på filen helt och hållet utan att försöka göra några anteckningar. På så sätt kan du avgöra om det finns några problem eller ljudbortfall. Du bör känna till filens innehåll innan du börjar transkribera.
3. Börja transkribera
Lyssna på ljudet en andra gång och börja transkribera. Det enklaste sättet att göra detta manuellt är att bara skriva utan att tänka på interpunktion och stavning. När du märker en ny talare, lägg till ett radbryt för att skilja dem åt. Detta steg hjälper dig att lägga till tidsstämplar senare.
4. Rensa upp din transkription
Gå igenom ljudfilen igen för att förbättra din transkription. Under detta steg bör du kontrollera om felaktiga ord och sträva efter att ha avsnitt som delas upp av talaren. Du behöver inte lägga till namn ännu, men du bör åtminstone ha korrekta textblock för varje namn.När du har gjort detta går du igenom textfilen utan ljudet och börjar redigera för grammatik och stavning. Omfattningen av detta steg beror på vilken typ av transkription du vill ha, men ord ska stavas korrekt och det ska finnas punkter och versaler där du tror att meningar ändras.
5. Lägg till talare och tidsstämplar
Om du är nöjd med kvaliteten på din transkribering av mötet kan du lyssna på ljudet igen och börja lägga till tidsstämplar och talare. Detta gör du genom att pausa videon varje gång en ny person börjar tala och lägga till följande uppgifter:
[hour:minute:second] [speaker]: (Tal)
När du har gjort detta bör du ha en fullständig och korrekt transkribering av mötet.
6. Konvertera till en kort sammanfattning
Mötesprotokoll skiljer sig från mötesprotokoll. Medan en transkription är en ordagrann fil, är ett protokoll en registrering av de viktigaste punkterna. Så, om du vill ha minuter istället, gå igenom textfilen plockar ut:
- Frågor som tagits upp
- Förslag
- Åtgärdspunkter
- Beslutade resultat
- Tidsfrister
Det är mycket enklare att göra detta när du har en korrekt transkribering av mötet, i motsats till att arbeta direkt från ljudfil.
Är det möjligt att skapa liveutskrifter av Teams-möten?
Ja, det är möjligt att transkribera ett möte med ett transkriberingsverktyg eller manuellt. Människor använder verktyg eller byråer för att transkribera webbseminarier, Microsoft och zoom-möten, intervjuer och mycket mer. Det finns många alternativ att välja mellan när det gäller en transkriptionstjänst. Det finns mobilappar både för Android och iOS, webbappar och transkriberingsbyråer.
När du väljer en transkriptionstjänst bör du titta på några faktorer som prisplaner, noggrannhet och hastighet. Tjänstens funktioner är också viktiga. Vissa tjänster kan till exempel göra transkriptioner i realtid och har olika verktyg, integrationer och funktioner.
Är det möjligt att transkribera möten automatiskt?
Manuell ljudtranskription är en långdragen process och garanterar inte alltid den noggrannhet som krävs för mötesutskrifter. Ett alternativ är att använda programvara för automatisk transkription, t.ex. Transkriptor.
Så här fungerar det:
- Gör en ljudinspelning av mötet.
- Ladda upp det till programmet för mötestranskription och låt det konvertera.
- När den är klar får du ett meddelande och en lista med uppgifter.
- Detta inkluderar att kontrollera textfilen och vid behov redigera den för att säkerställa att den är korrekt. Fyll i dessa innan du färdigställer filen.
- Efter redigering kan du ladda ner textfilen i det format du valt.
Fördelen med att använda en automatisk transkriptionsplattform är att den tar bort mycket av det repetitiva arbetet med transkription.
Vad är ett exempel på format för mötesutskrift?
Även om längden och komplexiteten hos din mötesutskrift varierar, finns här ett exempel på en typisk intelligent ordagrann utskrift.
[00:00:10 Steve]: Välkomna alla. Jag hoppas att ni alla har haft en trevlig helg. Nu är det ett bra tillfälle att berätta om hur vi ligger till med den nya programvaruutrullningen.
[00:00:40 Becky]: Vi håller för närvarande på att lansera den i slutet av månaden, men vi har stött på några problem med användargränssnittet. Jag ska låta Ben förklara eftersom det är han som har haft hand om detta.
[00:01:04 Ben]: Tack, Becky. Problemet vi har nu är att användaren tvingas logga ut när han eller hon går in på kontoinställningar. Vi kan inte…
[00:01:20 Steve]: Det verkar vara ett stort problem att ha så här sent i utvecklingen. Är det kopplat till något annat, eller är det ett isolerat problem?
[00:01:34 Ben]: Såvitt vi kan se är den isolerad. Inga andra funktioner eller menyer var felaktiga under produkttesterna, så vi tror att detta är ett relativt nytt problem sedan vi implementerade den senaste designuppdateringen. Varför det har orsakat en bugg är för närvarande okänt, men det är väl det som är glädjen med mjukvaruutveckling, eller hur?
[00:02:01 Steve]: Ja, det är sant. Becky, jag tror att detta måste vara en av veckans högsta prioriteringar, eftersom vi inte bör försöka genomföra några ytterligare ändringar förrän detta har lösts. Jag överlåter åt er att organisera det, men jag tycker att vi bör sätta alla tillgängliga personer på detta eftersom det kommer att bli en stor försening. Vi kommer ikapp i slutet av veckan, okej?
[00:02:43 Becky]: Det är bra, tack, Steve. Jag ska be Ben att samordna med de andra IT-killarna för att se vad vi kan göra åt detta så snart som möjligt.
Vilka är nackdelarna med att använda asynkrona distansmikrofoner?
- Samla det mest exakta ljudet för varje talare i en fil.
- Användning av taligenkänning för att ta reda på vem som talar kan påverkas av mikrofonens kvalitet.
- Det skulle ta lång tid att sammanställa ljudutdragen manuellt eller med hjälp av en mycket komplicerad transkriptionsprogramvara.
Under 2019 inledde Microsoft en studie för att undersöka hur man kan använda asynkrona distansmikrofoner för transkribering av möten. Forskarna var tvungna att använda ett stort antal komplexa AI- och ljudalgoritmer för att producera en transkriberingsfil med en noggrannhet som var 3 % lägre än för riktmikrofoner. Det faktum att detta var en avancerad studie som gjordes av Microsoft bör understryka att den är lätt att använda i den verkliga världen.
Det bästa alternativet: Transkriptor!
Tänk om vi berättade för dig att det finns ett snabbt och prisvärt sätt att transkribera alla dina viktiga affärsmöten på några minuter? Transkriptor kommer att bli din främsta källa för transkriptioner på daglig basis med sina kostnadseffektiva och pålitliga tjänster!
Skriv saker på språng.
Åtkomst från alla enheter. Vänd ljudfiler till text i iphone och Android.
Se vad våra kunder har sagt om oss!
Vi servar tusentals människor från alla åldrar, yrken och land. Klicka på kommentarerna eller knappen nedan för att läsa mer ärliga recensioner om oss.
Betygsatt utmärkt 4,4/5 baserat på 50+ recensioner på Capterra.
Jimena L.Founder Läs mer på
Allt är väldigt bra, det är inte dyrt, bra förhållande mellan pris och kvalitet, och det är också ganska snabbt.
Stor precision i förhållande till undertexternas tider och i igenkännandet av orden. Mycket få korrigeringar behövde göras.
Jaqueline B.Sociologist Läs mer på
Det jag gillade mest med transkryptor är hur den har en hög noggrannhet. Med en lättanvänd plattform behövde jag bara göra skiljeteckenjusteringar
Tidigare
Nästa
Prova det gratis
Ytterligare läsning
Hur transkriberar man Microsoft Teams-möten?
Hur transkriberar man Skype-möten?
Hur transkriberar man Webex-möten?
Hur transkriberar man Google Meet-möten?
Hur transkriberar man Google Hangouts-möten?
Hur transkriberar man GoToMeeting-möten?
Hur transkriberar man Zoom-möten?
Hur transkriberar man BlueJeans-möten?
Vanliga frågor
Transkribering av möten är nödvändig för noggrannhet, referenser och marknadsföring av innehåll. Det är dock inte värt att spendera timmar på att manuellt skriva ut en ljudfil för ett möte.
Om du behöver transkribering av möten kan du prova transkriberingsmjukvara. De är snabba och enkla att använda, och den första transkriptionen är gratis.
Kan du få en utskrift av ett möte i teamet?
Ja, det är möjligt att transkribera ett Microsoft Teams-möte. Se vårt relaterade blogginlägg om att transkribera Microsoft Teams-möten.
