Nižšie je uvedený dokonalý návod na prepisovanie schôdzí. Dozviete sa, čo sú to záznamy, prečo sú dôležité a ako v budúcnosti získať záznamy zo stretnutí a prepisovať ich.
Čo je to prepis stretnutia?
Zápisy zo stretnutí sú textové záznamy hovorených rozhovorov počas stretnutia. Úplný prepis stretnutia by však mal obsahovať rečníkov a časové značky pre ľahšie vyhľadávanie.
Existujú 3 hlavné typy prepisov stretnutí:
Čo je upravený prepis
Upravený prepis je kompletné písmo, ktoré je upravené tak, aby bolo čitateľné. To zahŕňa opravu gramatiky a pravopisu a odstránenie slangu alebo nedokončených slov. Upravený prepis môže byť užitočný na stretnutí, ak potrebujete v budúcnosti oficiálne prezentovať písomný dokument.
Čo je doslovný prepis
Doslovný prepis je presná kópia hovoreného stretnutia. Zahŕňa pauzy a neverbálne zvuky (čistenie hrdla, šum v pozadí). Úplný doslovný prepis stretnutia nie je veľmi užitočný, pokiaľ nejde o právny kontext.
Miernou obmenou je nedoslovný prepis. Tým sa odstránia pauzy a neverbálne zvuky, pričom znenie zostane rovnaké.
Čo je inteligentný doslovný prepis
Inteligentný doslovný prepis zachováva hlavnú časť reči, zatiaľ čo edituje výplňové slová, opakovanie, neštandardné slová a pauzy. Odstraňuje vety mimo témy a rozvité vety.
Cieľom inteligentného doslovného prepisu je zachovať hlas rečníka a zároveň zabezpečiť čitateľnosť textu. Používa sa pri videokonferenciách a obchodných podujatiach, pretože sa dá citovať alebo ľahko previesť do iných médií, napríklad do scenára alebo písaného článku.
Mali by ste používať upravený prepis alebo doslovný prepis?
Inteligentné doslovné prepisy majú najväčší zmysel vo väčšine obchodných kontextov, pretože poskytujú ľahko čitateľný prepis pri zachovaní hlasu a významu hovoriacich. Ak chcete použiť viac upravenú verziu, môžete to urobiť v budúcnosti z východiskového dokumentu.
Prečo by ste mali prepisovať stretnutia?
Dôvod na stretnutie diktáty je viesť písomný záznam o témach diskusie. To sa spája s ďalšími dôvodmi vrátane:
- Ak si účastníci nemusia počas stretnutia robiť vlastné poznámky, môžu sa sústrediť na to, o čom sa diskutuje. Zápisy zo stretnutí tak zvyšujú angažovanosť.
- Ak sa niekto potrebuje vrátiť k diskusiám na stretnutí, najjednoduchším spôsobom je prepis. Použitie poznámok niekoho iného by mohlo viesť k chybám, ak by informácie zapísal nesprávne.
- Úspora času.Generovanie prepisov stretnutí šetrí čas účastníkov, pretože nemusia niekoľkokrát prehrávať záznam, aby získali potrebné informácie. Písomný dokument sa oveľa ľahšie skenuje.
- Zvýšenie návratnosti investícií. Stretnutie s dôležitým rečníkom môže byť nákladné. Preto sa ľudia môžu viac sústrediť a písomný dokument môžete použiť na marketing s cieľom zlepšiť obchodné kontakty.
Ako môžete využiť prepisy zo stretnutí?
Zápis zo stretnutia môže byť zdrojom informácií pre marketingové aktivity zamerané na zákazníka. Ak napríklad skupina zamestnancov diskutuje o zmenách alebo trendoch v odvetví, môžete potom zápis premeniť na:
- Príspevok na blogu
- Scenár videa YouTube
- Epizóda podcastu
- Titulky v sociálnych médiách
- Titulky na Youtube
Prepis schôdzky vám nielenže umožní získať viacero častí obsahu z toho istého dokumentu, ale pomôže vám aj ukázať odborné znalosti Ak aj tak vytvárate marketingový obsah, použitie prepisu schôdzky na získanie informácií môže ušetriť čas, najmä preto, že by sa dala konvertovať do väčšiny týchto formulárov s malými úpravami.
Ako môžem prepisovať stretnutie?
Stretnutie môžete prepisovať sami alebo si na to môžete najať niektorú zo služieb prepisu stretnutí. V závislosti od vašej rýchlosti písania a schopnosti uchovávať informácie nemusí byť prepisovanie schôdzky zložitý proces. Tu sú kroky , ako vytvoriť prepis stretnutia.
1. Záznam stretnutia
Prvým krokom je získanie záznamu zo stretnutia. Hoci by ste si mohli skúsiť robiť poznámky počas diania, nie je to presný zdroj informácií. Spôsob nahrávania stretnutia závisí od toho, kde sa koná a koľko rečníkov na ňom vystúpi.
Možnosti nahrávania zahŕňajú:
- Softvér na nahrávanie obrazovky a zvuku pre virtuálne stretnutia
- Váš smartfón na malé stretnutia niekoľkých ľudí
- Viacsmerové mikrofóny pre väčšie zasadacie miestnosti
- Softvér, ktorý má funkcie nahrávania aj prepisu.
Bez ohľadu na to, akú možnosť si vyberiete, pred začiatkom schôdzky otestujte prostredie na nahrávanie. Pri konverzii je dôležité mať čistú kvalitu zvuku prevod reči na text. Nakoniec sa uistite, že všetci súhlasili s nahrávaním stretnutia.
2. Počúvanie zvukového záznamu
Potom v prípade potreby preneste zvukový súbor do počítača. Počúvajte súbor úplne bez toho, aby ste sa snažili robiť si poznámky. Takto môžete zistiť, či sa vyskytli nejaké problémy alebo výpadky zvuku. Skôr ako začnete prepisovať, musíte sa oboznámiť s obsahom súboru.
3. Začnite prepisovať
Počúvajte zvuk druhýkrát a začnite prepisovať. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť ručne, je jednoducho písať bez toho, aby ste sa príliš starali o interpunkciu a pravopis. Keď si všimnete nového hovoriaceho, pridajte riadkový zlom, aby ste ich odlíšili. Tento krok vám pomôže neskôr pridať časové značky .
4. Urobte si poriadok v prepise
Znovu si prejdite zvukový súbor, aby ste zlepšili svoj prepis. Počas tohto kroku by ste mali skontrolovať, či nepresné slová a usilovať sa o to, aby boli úseky rozdelené podľa hovoriaceho. Hoci ešte nemusíte pridávať mená, mali by ste mať aspoň presné bloky textu pre každého z nich.Keď to urobíte, prejdite si textový súbor bez zvuku a začnite upravovať z hľadiska gramatiky a pravopisu. Rozsah tohto kroku závisí od toho, aký druh prepisu chcete, ale slová by mali byť napísané správne a na miestach, kde sa podľa vás menia vety, by mali byť bodky a veľké písmená.
5. Pridanie reproduktorov a časových značiek
Ak ste s kvalitou prepisu stretnutia spokojní, môžete si znova vypočuť zvuk a začať pridávať časové značky a reproduktory. Ak to chcete urobiť, zastavte video vždy, keď začne hovoriť nová osoba, a pridajte nasledujúce údaje:
[hour:minute:second] [speaker]: (reč)
Po vykonaní týchto úkonov by ste mali mať úplný a presný prepis stretnutia.
6. Previesť do krátkeho zhrnutia
Prepis schôdze sa líši od zápisnice zo schôdze. Zatiaľ čo prepis je doslovný súbor, zápisnica je záznamom hlavných bodov. Ak teda chcete namiesto toho získať minúty, prejdite na stránku a vyberte textový súbor:
- Nastolené otázky
- Návrhy
- Akčné body
- Rozhodnuté výsledky
- Termíny
Je to oveľa jednoduchšie, keď máte presný prepis stretnutia, ako keby ste mali pracovať priamo z zvukový súbor.
Je možné vytvárať živé prepisy stretnutí Teams?
Áno, stretnutie je možné prepisovať pomocou nástroja na prepis alebo ručne. Ľudia používajú nástroje alebo agentúry na prepisovanie webových seminárov, tímov Microsoft a približovanie stretnutí, rozhovory a mnoho ďalšieho. Prepisovacie služby si môžete vybrať z mnohých možností. Existujú mobilné aplikácie pre Android aj iOS, webové aplikácie a agentúry na prepisovanie.
Pri výbere prepisovacej služby by ste sa mali zamerať na niekoľko faktorov, ako sú cenové plány, presnosť a rýchlosť. Dôležité sú aj vlastnosti služby. Niektoré služby napríklad dokážu vykonávať prepis v reálnom čase, majú rôzne nástroje, integrácie a funkcie.
Je možné automaticky prepisovať stretnutia?
Manuálny prepis zvuku je zdĺhavý proces a nie vždy zaručuje úroveň presnosti požadovanú pri prepisoch zo stretnutí. Alternatívou je použitie softvéru na automatický prepis, ako napr. Transkriptor.
Funguje to takto:
- Vytvorte zvukový záznam stretnutia.
- Nahrajte ho do softvéru na prepis stretnutia a nechajte ho previesť.
- Po dokončení budete upozornení a dostanete zoznam úloh.
- Patrí sem aj opätovná kontrola textového súboru a jeho prípadná úprava na presnosť. Pred finalizáciou súboru ich dokončite.
- Po úprave stiahnite textový súbor vo zvolenom formáte.
Výhodou používania platformy na automatický prepis je, že vás zbaví veľkej časti opakovanej práce pri prepisovaní.
Čo je príklad formátu prepisu stretnutia?
Hoci sa dĺžka a zložitosť zápisov z vašich stretnutí bude líšiť, tu je príklad typického inteligentného doslovného zápisu.
[00:00:10 Steve]: Všetci vás vítame. Dúfam, že ste všetci prežili pekný víkend. Zdá sa, že teraz je vhodný čas na to, aby sme sa pozreli na to, ako sme na tom so zavádzaním nového softvéru.
[00:00:40 Becky]: V súčasnosti sme na dobrej ceste k uvedeniu na trh koncom mesiaca, ale narazili sme na niekoľko problémov s používateľským rozhraním. Nechám to vysvetliť Bena, pretože to bol on, kto sa tým zaoberal.
[00:01:04 Ben]: Vďaka, Becky. Problém, s ktorým sa teraz stretávame, spočíva v tom, že prístup k nastaveniam účtu núti používateľa k odhláseniu. Nemôžeme celkom…
[00:01:20 Steve]: Zdá sa, že je to veľký problém v takomto neskorom štádiu vývoja. Súvisí to s niečím iným, alebo je to ojedinelý problém?
[00:01:34 Ben]: Pokiaľ vieme, je to ojedinelé. Počas testovania produktu sa nevyskytli žiadne iné funkcie alebo ponuky, takže sa domnievame, že ide o relatívne nový problém od implementácie najnovšej aktualizácie dizajnu. Prečo to spôsobilo chybu, nie je v súčasnosti známe, ale to je radosť z vývoja softvéru, nie?
[00:02:01 Steve]: Áno, to je pravda. Becky, myslím si, že to musí byť hlavnou prioritou tohto týždňa, pretože by sme nemali zavádzať žiadne ďalšie zmeny, kým sa to nevyrieši. Organizáciu nechám na vás, ale myslím, že by sme na to mali nasadiť všetkých dostupných ľudí, pretože to bude znamenať veľké zdržanie. Doženieme to koncom týždňa, dobre?
[00:02:43 Becky]: To je v poriadku, vďaka, Steve. Požiadam Bena, aby sa dohodol s ostatnými IT pracovníkmi a zistil, čo s tým môžeme urobiť čo najskôr.
Aké sú nevýhody používania asynchrónnych vzdialených mikrofónov?
- Zoskupenie najpresnejšieho zvuku pre každého reproduktora do jedného súboru
- Používanie rozpoznávania reči na určenie hovoriaceho môže byť ovplyvnené kvalitou mikrofónu
- Spájanie zvukových úryvkov by si vyžadovalo dlhý čas na ručné spracovanie alebo veľmi zložitý softvér na prepis.
V roku 2019 spoločnosť Microsoft spustila štúdiu, v ktorej sa zaoberá používaním asynchrónnych diaľkových mikrofónov na prepisovanie schôdzí. Výskumníci museli použiť širokú škálu zložitých algoritmov umelej inteligencie a zvukových algoritmov, aby vytvorili súbor prepisu s presnosťou o 3 % nižšou ako pri smerových mikrofónoch. Skutočnosť, že ide o špičkovú štúdiu spoločnosti Microsoft, by mala zdôrazniť jej jednoduché použitie v reálnom svete.
Najlepšia možnosť: Transkriptor!
Čo keby sme vám povedali, že existuje rýchly a cenovo dostupný spôsob, ako v priebehu niekoľkých minút prepísať všetky vaše dôležité obchodné stretnutia? Transkriptor bude vďaka svojim cenovo výhodným a spoľahlivým službám vaším každodenným zdrojom prepisov číslo jeden!
Píšte veci na cestách.
Prístup zo všetkých zariadení. Premena zvukových súborov na text v zariadeniach iphone a Android.
Pozrite si, čo o nás povedali naši zákazníci!
Poskytujeme služby tisícom ľudí z akéhokoľvek veku, profesie a krajiny. Kliknite na komentáre alebo na tlačidlo nižšie a prečítajte si o nás úprimnejšie recenzie.
Hodnotenie výborné 4,4/5 na základe 50+ recenzií na Capterra.
Jimena L.Founder Čítajte viac
Všetko je veľmi dobré, nie je to drahé, dobrý pomer ceny a kvality a je to aj celkom rýchle.
Veľká presnosť vo vzťahu k časom titulkov a v rozpoznávaní slov. Bolo potrebné vykonať veľmi málo opráv.
Jaqueline B.Sociologist Čítajte viac
Na transkryptore sa mi najviac páčilo, že má vysokú presnosť. Vďaka ľahko použiteľnej platforme som potreboval iba upraviť interpunkciu
Predchádzajúci
Ďalšie
Skúste to zadarmo
Ďalšie čítanie
Ako prepisovať stretnutia Microsoft Teams?
Ako prepisovať stretnutia cez Skype?
Ako prepisovať stretnutia Webex?
Ako prepisovať stretnutia Google Meet?
Ako prepisovať stretnutia Google Hangouts?
Ako prepisovať stretnutia GoToMeeting?
Ako prepisovať stretnutia Zoom?
Ako prepisovať stretnutia BlueJeans?
často kladené otázky
Mali by ste prepisovať stretnutia?
Prepis stretnutia je potrebný kvôli presnosti, referenciám a marketingu obsahu. Nestojí však za to tráviť hodiny ručným zapisovaním zvukového súboru stretnutia.
Ak potrebujete prepis stretnutia, vyskúšajte softvér na prepis. Ich použitie je rýchle a jednoduché a prvý prepis je zadarmo.
Môžete získať prepis stretnutia Teams?
Áno, schôdzu v službe Microsoft Teams je možné prepísať. Pozrite si náš súvisiaci blogpost o prepisovaní schôdzí Microsoft Teams.
