Abaixo está o último guia de como fazer para transcrições de reuniões. Aprenderá o que são, porque são importantes, e como obter gravações de reuniões e transcrever as suas reuniões no futuro.
O que é uma transcrição de uma reunião?
As transcrições das reuniões são registos de texto de conversas faladas durante uma reunião. No entanto, uma transcrição completa da reunião deve incluir oradores e carimbos temporais para facilitar as referências.
Existem 3 tipos principais de transcrição de reuniões:
O que é a transcrição editada
Uma transcrição editada é um guião completo que é ajustado para a legibilidade. Isto inclui a correcção gramatical e ortográfica e a remoção de gírias ou palavras incompletas. Uma transcrição editada pode ser útil para uma reunião, se precisar de apresentar formalmente o documento escrito no futuro.
O que é a transcrição literal
A transcrição literal é uma cópia exacta da reunião falada. Inclui pausas e sons não-verbais (limpeza da garganta, ruído de fundo). Não há muita utilidade para uma transcrição integral da reunião, a menos que seja num contexto legal.
Uma ligeira variação é uma transcrição não-verbatim. Isto remove pausas e sons não-verbais, mantendo a mesma redacção.
O que é a Transcrição Verbatim Inteligente
As transcrições verbatim inteligentes retêm o discurso principal, enquanto a edição elimina palavras de enchimento, repetições, palavras não padronizadas e pausas. Retira frases fora de tópico e de corrida.
O objectivo de uma transcrição literal inteligente é manter a voz do orador enquanto torna o texto legível. É utilizado em videoconferências e eventos relacionados com negócios porque pode ser citado ou facilmente convertido noutros meios de comunicação, tais como um guião ou um artigo escrito.
Deve utilizar a transcrição editada ou a transcrição literal?
As transcrições literais inteligentes são as que fazem mais sentido na maior parte dos contextos empresariais, porque fornecem uma transcrição fácil de ler mantendo a voz e o significado dos oradores. Se quiser utilizar uma versão editada mais pesada, pode fazê-lo no futuro a partir do documento inicial.
Porque deve transcrever reuniões?
A razão para fazer uma reunião ditados é manter um registo escrito dos tópicos de discussão. Isto alimenta-se de outras razões, incluindo:
- Para aumentar a concentração: se os participantes não precisarem de tomar notas durante a reunião, podem concentrar-se no que está a ser discutido. Como tal, as transcrições das reuniões melhoram o compromisso.
- Se alguém precisar de consultar os debates da reunião, uma transcrição é a forma mais fácil de o fazer. A utilização das notas de alguém pode resultar em erros se a informação tiver sido escrita incorrectamente.
- Gerar transcrições de reuniões poupa tempo aos participantes porque não precisam de voltar a ver uma gravação várias vezes para obterem a informação de que necessitam. Um documento escrito é muito mais fácil de digitalizar.
- Para aumentar o ROI. Uma reunião com um orador importante pode ser dispendiosa. Por conseguinte, tomar uma transcrição significa que as pessoas podem concentrar-se mais, e pode utilizar o documento escrito para o marketing para melhorar as ligações comerciais.
Como se pode utilizar as transcrições de reuniões?
A transcrição de uma reunião pode ser uma fonte de informação para os esforços de marketing orientados para o cliente. Por exemplo, se um grupo de funcionários discutir as mudanças ou tendências do sector, pode transformar a transcrição em:
- Um post no blog
- Um guião de vídeo do YouTube
- Um episódio de podcast
- Legendas das redes sociais
- Legendas do Youtube
A transcrição da reunião não só lhe permitirá obter vários conteúdos do mesmo documento, como também o ajudará a mostrar experiência Se estiver a criar conteúdos de marketing de qualquer forma, utilizar uma transcrição de reunião para obter informações pode poupar tempo, especialmente porque pode ser convertido na maioria destes formulários com muito pouca edição.
Como transcrevo uma reunião?
Pode transcrever você mesmo uma reunião, ou contratar um dos serviços de transcrição da reunião para o fazer por si. Dependendo da sua velocidade de digitação e capacidade de reter informação, a transcrição de uma reunião não tem de ser um processo complicado. Eis os passos para criar uma transcrição de reunião.
1. Registar o Encontro
O primeiro passo é obter uma gravação da reunião. Embora se possa tentar tomar notas à medida que isso vai acontecendo, esta não é uma fonte de informação precisa. A forma como se grava a reunião dependerá do local onde esta se realiza e de quantos oradores houver.
Gravação opções incluem:
- Software de gravação de ecrã e áudio para reuniões virtuais
- O seu smartphone para reuniões de pequena escala de algumas pessoas
- Microfones multidireccionais para instalações de salas de reuniões maiores
- Software que tem tanto características de gravação como de transcrição.
Qualquer que seja a opção escolhida, certifique-se de testar o ambiente de gravação antes do início da reunião. É importante ter uma qualidade de áudio nítida ao converter voz para texto. Finalmente, certifique-se de que tem a permissão de todos para registar a reunião.
2. Ouvir o Áudio
Em seguida, transfere o seu ficheiro áudio para um computador, se necessário. Ouvir o ficheiro completamente sem tentar fazer quaisquer notas. Isto é para que possa determinar se existem quaisquer problemas ou desistências de áudio. Vai querer estar familiarizado com o conteúdo do ficheiro antes de começar a tentar transcrever.
3. Começar a Transcrição
Oiça o áudio uma segunda vez e comece a transcrever. A forma mais fácil de o fazer manualmente é simplesmente escrever sem se preocupar demasiado com a pontuação e a ortografia. Quando notar um novo altifalante, acrescente uma quebra de linha para os distinguir. Este passo ajudá-lo-á a adicionar mais tarde os carimbos de data/hora .
4. Arrume a sua Transcrição
Volte a percorrer o ficheiro áudio para melhorar a sua transcrição. Durante esta etapa, deve verificar se existem palavras imprecisas e procurar que as secções sejam divididas pelo orador. Embora ainda não tenha de acrescentar nomes, deve ter, pelo menos, blocos de texto precisos para cada um deles. Assim que tiver feito isto, consulte o ficheiro de texto sem o áudio e comece a editar para verificar a gramática e a ortografia. A extensão desta etapa depende do tipo de transcrição que se pretende, mas as palavras devem ser escritas correctamente, e deve haver períodos e letras maiúsculas onde se pensa que as frases mudam.
5. Adicionar Oradores e Timestamps
Se estiver satisfeito com a qualidade da transcrição da reunião, pode voltar a ouvir o áudio e começar a adicionar carimbos de data/hora e oradores. Para o fazer, pause o vídeo cada vez que uma nova pessoa começa a falar e acrescente os seguintes detalhes:
[hour:minute:second] [speaker]: (Discurso)
Depois de o ter feito, deverá ter uma transcrição completa e precisa da reunião.
6. Converter em Resumo breve
A transcrição da reunião é diferente da acta da reunião. Enquanto que uma transcrição é um ficheiro textual, as actas são um registo dos pontos principais. Por isso, se, em vez disso, quiser minutos, vá até e escolha o ficheiro de texto:
- Questões levantadas
- Sugestões
- Pontos de acção
- Resultados decididos
- Prazos
É muito mais fácil fazer isto quando se tem uma transcrição exacta da reunião, em vez de trabalhar diretamente a partir da ficheiro áudio.
É possível criar Transcrições ao vivo das reuniões das Teams?
Sim, é possível transcrever uma reunião com uma ferramenta de transcrição ou transcrição manual. As pessoas utilizam ferramentas ou agências para transcrever webinars, equipas Microsoft e reuniões zoom, entrevistas, e muito mais. Há muitas opções para escolher para um serviço de transcrição. Existem aplicações móveis tanto no andróide como no iOS, aplicações web, e agências de transcrição.
Ao escolher um serviço de transcrição, deve considerar alguns factores como planos de preços, precisão e rapidez. As características do serviço são também importantes. Por exemplo, alguns serviços podem fazer transcrição em tempo real, têm várias ferramentas, integrações, e funcionalidades.
É Possível Transcrever Reuniões Automaticamente?
A transcrição manual de áudio é um processo moroso e nem sempre garante os níveis de precisão exigidos nas transcrições de reuniões. Uma alternativa é utilizar um software de transcrição automática, como o Transkriptor.
Aqui está como funciona:
- Criar uma gravação áudio da reunião.
- Carregue-o no software de transcrição da reunião e deixe-o para converter.
- Uma vez terminado, ser-lhe-á notificada e ser-lhe-á dada uma lista de tarefas.
- Estes incluem a verificação do ficheiro de texto e a edição, se necessário. Complete-as antes de finalizar o ficheiro.
- Após a edição, descarregue o ficheiro de texto no formato escolhido.
A vantagem da utilização de uma plataforma de transcrição automática é o facto de eliminar grande parte do trabalho repetitivo de transcrição.
O que é um Exemplo de Formato de Transcrição de Reunião?
Embora a duração e complexidade da transcrição da sua reunião varie, aqui está um exemplo de uma transcrição literalmente inteligente típica.
[00:00:10 Steve]: Bem-vindos, todos. Espero que todos tenham tido um bom fim-de-semana. Agora parece ser uma boa altura para pôr em dia a situação em que nos encontramos com o novo lançamento de software.
[00:00:40 Becky]: Estamos actualmente no bom caminho para nos lançarmos no final do mês, mas já nos deparámos com algumas questões de IU. Vou deixar o Ben explicar porque tem sido ele a lidar com isto.
[00:01:04 Ben]: Obrigado, Becky. Portanto, o problema que estamos a ter agora é que o acesso às definições de conta obriga o utilizador a sair da sessão. Não podemos…
[00:01:20 Steve]: Parece ser um grande problema ter este atraso no desenvolvimento. Está ligado a mais alguma coisa, ou é um assunto isolado?
[00:01:34 Ben]: Tanto quanto podemos dizer, está isolada. Nenhuma outra característica ou menu foi colocado sob escuta durante os testes do produto, por isso acreditamos que este é um problema relativamente novo desde que implementámos a última actualização do design. O porquê de ter causado um bug é actualmente desconhecido, mas essa é a alegria do desenvolvimento de software, certo?
[00:02:01 Steve]: Sim, isso é verdade. Bem, Becky, penso que isto tem de ser uma prioridade máxima para a semana, uma vez que não devemos procurar implementar quaisquer outras mudanças até que isto esteja resolvido. Deixarei a organização por vossa conta, mas penso que devemos colocar todas as pessoas disponíveis nisto, porque será um grande atraso. Vamos recuperar no final da semana, OK?
[00:02:43 Becky]: Está bem, obrigado, Steve. Vou pedir ao Ben para coordenar com os outros tipos de TI para ver o que podemos fazer sobre isto o mais depressa possível.
Quais são os inconvenientes da utilização de microfones assíncronos à distância?
- Colocando o áudio mais preciso para cada orador num único ficheiro
- Usando o reconhecimento da fala para perceber quem está a falar, pode ser impactado pela qualidade do microfone
- Tricotar os excertos áudio juntos demoraria muito tempo a fazer manualmente ou software de transcrição muito complexo
Em 2019, a Microsoft lançou um estudo para analisar a utilização de microfones assíncronos à distância para transcrições de reuniões. Os investigadores tiveram de utilizar uma vasta gama de algoritmos complexos de IA e de áudio para produzir um ficheiro de transcrição com uma precisão 3% inferior à dos microfones direccionais. O facto de este ter sido um estudo de vanguarda realizado pela Microsoft deve realçar a sua facilidade de utilização no mundo real.
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Jimena L.Founder Ler mais
Tudo é muito bom, não é caro, uma boa relação entre preço e qualidade, e também é bastante rápido.
Grande precisão em relação aos tempos das legendas e no reconhecimento das palavras. Poucas correções tiveram de ser feitas.
Jaqueline B.Sociologist Ler mais
O que mais gostei no transkryptor é como tem uma alta precisão. Com uma plataforma fácil de usar, só precisava de fazer ajustes de pontuação
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Como Transcrever Reuniões Skype?
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Como Transcrever Reuniões Zoom?
Como Transcrever as Reuniões BlueJeans?
Perguntas Frequentes
A transcrição da reunião é necessária para a exactidão, referência e marketing do conteúdo. No entanto, não vale a pena passar horas a escrever manualmente o ficheiro áudio de uma reunião.
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É possível obter uma transcrição de uma reunião de Teams?
Sim, é possível transcrever uma reunião das Microsoft Teams. Ver o nosso blogue sobre a transcrição das reuniões das Microsoft Teams.
