以下は、会議録作成に関する究極のハウツーガイドです。 その内容、重要性、そして今後どのように会議の録音を取得し、書き起こしていくかを学びます。
会議録とは何ですか？
会議録は、会議中に話された会話をテキストで記録したものです。 しかし、会議の完全な記録には、参照しやすいように発言者とタイムスタンプを含める必要があります。
3 会議のテープ起こしには主に種類がある：
編集テープ起こしとは
編集済みトランスクリプトは、読みやすさを調整した完全なスクリプトです。 これには、文法やスペルの修正、スラングや不完全な単語の削除が含まれます。 編集されたテープ起こしは、将来的に書面を正式に発表する必要がある場合に、会議に役立つことがあります。
逐語転写とは
逐語転写とは、話された会議の 正確な コピーである。 ポーズや非言語的な音（咳払い、背景音）も含まれます。 法的な文脈でない限り、完全な逐語的な会議の記録はあまり意味がありません。
若干のバリエーションは、逐語的でない転写である。 これは、言葉遣いはそのままに、間や非言語的な音を取り除くものです。
インテリジェント・バーバティム・トランスクリプションとは
Intelligent Verbatim トランスクリプションは、主要なスピーチを保持しながら、 編集 フィラー語、繰り返し、非標準語、ポーズを除去します。 テーマから外れた文章や駆け足で進む文章を削除します。
インテリジェントな逐語録の目的は、話し手の声を残しながら、読みやすい文章にすることです。 引用したり、台本や文章など他のメディアに簡単に転用できるため、テレビ会議やビジネス関連のイベントなどで利用されています。
Edited TranscriptionとVerbatim Transcriptionのどちらを使うべきか？
Intelligent Verbatimトランスクリプションは、話し手の声と意味を維持しながら、読みやすい 。 もし、より編集を重ねたものを使いたい場合は、将来的にスタートドキュメントから行うことができます。
なぜ会議の録音をする必要があるのでしょうか？
ミーティングを行う理由 ディクテーション ディスカッションのトピックを文書で記録すること。 など、他の理由にも食い込んできます。
- 集中力を高める：会議中に参加者が自分でメモを取る必要がなければ、議論されていることに集中できる。 そのため、会議の記録はエンゲージメントを向上させます。
- 参照しやすくするために.誰かが会議の議論を参照する必要がある場合、記録はこれを行うための最も簡単な方法です。 誰かのメモを使うと、その人が間違った情報を書いていた場合、ミスになる可能性があります。
- 時間の節約：会議の記録を作成することで、参加者は必要な情報を得るために何度も録画を見直す必要がなくなるため、時間を節約できます。 書面であれば、より簡単に目を通すことができます。
- ROIを高めるために。 重要な講演者との会合には費用がかかる。 ですから、書き起こしをしておくと、人はもっと集中できますし、書き下ろしたものをマーケティングに使って、ビジネスのつながりを良くすることもできます。
会議の記録はどのように利用できますか？
会議の記録は、 情報源となり得る。 顧客に向けたマーケティング活動のために。 例えば、従業員グループが業界の変化やトレンドについて議論した場合、その記録は、次のような形で活用できる：
- ブログ記事
- YouTubeのビデオスクリプト
- ポッドキャストのエピソード
- ソーシャルメディア用キャプション
- Youtubeの字幕
会議の書き起こしでは、同じ文書から複数の内容を得ることができるだけでなく、次のようなことを示すのにも役立ちます。 専門知識 マーケティングコンテンツを作成するのであれば、会議の書き起こしを利用することで、情報を得ることができる。 特に、ほとんど編集することなく、これらのフォームのほとんどに変換することができるので、時間を節約することができる。
会議の内容を書き起こすにはどうしたらよいですか？
会議の文字起こしは、自分で行うこともできますし、会議文字起こしサービスに依頼することもできます。 タイピングのスピードや情報の保持能力にもよりますが、会議の書き起こしは複雑な作業ではありません。 以下は、会議の書き起こしを作成する方法の ステップ です。
1.会議の記録
最初のステップは、会議の録画（ ）を入手することだ。 その場でメモを取るという方法もありますが、これでは正確な情報源とは言えません。 会議をどのように記録するかは、会議が行われる場所や発言者の数によって異なります。
録音 オプション を含む：
- 仮想会議用画面・音声記録ソフト
- 数人程度の小規模な会議なら、あなたのスマートフォン
- 多指向性マイクロホン（大型役員会議室向け
- 録音と転写の両方の機能を持つソフト。
どのオプションを選択するにしても、会議が始まる前に必ず録音環境をテストしてください。 変換時にクリアな音質を得ることは重要です。 音声からテキストへ 最後に、会議を録音することについて、全員の許可を得ていることを確認してください。
2.音声を聴く
次に、 必要であれば、オーディオファイルをコンピュータに転送します。 メモを取ろうとせず、ファイルを完全に聴く。 これは、何か問題があるか、オーディオのドロップアウトがあるかどうかを判断するためです。 書き起こしに挑戦する前に、ファイルの内容をよく理解しておく必要があります。
3.書き写し開始
2回目の音声を聞き、書き写しを始める。 最も簡単な方法は、句読点やスペルをあまり気にせず、ただひたすら入力することです。 新しい発言者に気づいたら、改行を入れて区別する。 このステップは、後で タイムスタンプ を追加するのに役立つ。
4.書き起こしを整理する
もう一度、音声ファイルに目を通し、書き起こしを改善する。 このステップでは、 不正確な 単語がないかチェックし、話し手によってセクションが分割されるようにする。 まだ名前を追加する必要はありませんが、少なくとも、それぞれのテキストを正確にブロックする必要があります。これが終わったら、音声なしのテキストファイルを見て、 文法とスペルの編集 を開始します。 どの程度まで書き写すかは人それぞれですが、単語のスペルは正しく、文が変わると思われる箇所にはピリオドや大文字を入れる必要があります。
5.スピーカーとタイムスタンプを追加する
会議の書き起こしの品質に問題がなければ、もう一度音声を聞いて、タイムスタンプや スピーカーを追加することができます。 そのためには、新しい人が話し始めるたびにビデオを一時停止し、次の内容を追加してください。
[hour:minute:second] [speaker]: (スピーチ)
このようにして、完全で正確な会議録ができあがるはずです。
6.短い要約に変換する
会議の議事録とは異なります。 テープ起こしが逐語的なファイルであるのに対し、議事録は要点を記録したものです。 分単位が必要な場合は、 、 、テキストファイルから分単位を選び出す：
- 課題提起
- 提案
- アクションポイント
- 決定した成果
- 締切日
この作業は、会議の正確な書き起こしがあれば、直接、議事録から作業するよりもはるかに簡単です。 オーディオファイル
Teamsミーティングのライブ記録を作成することは可能ですか？
はい、テープ起こしツールや手書きで会議をテープ起こしすることは可能です。 ウェビナーやMicrosoft Teams、Zoomミーティングのテープ起こしには、ツールや代理店が使われています、 インタビューなどなど。 テープ起こしサービスは、多くの選択肢の中から選ぶことができます。 AndroidとiOSの両方のモバイルアプリ、ウェブアプリ、そしてテープ起こし会社があります。
トランスクリプションサービスを選ぶ際には、料金プラン、正確さ、スピードなど、いくつかの要素に注目する必要があります。 また、サービスの特徴も重要です。 例えば、リアルタイムで文字起こしができたり、様々なツールや統合、機能性を持っているサービスもあります。
会議の内容を自動で書き起こすことは可能か？
手書きで音声を書き起こすのは時間がかかり、会議の議事録に求められる精度を常に保証できるわけではありません。 次のような自動テープ起こしソフトを使う方法もある。 Transkriptor.
その仕組みはこうだ。
- 会議の音声記録を作成する。
- 会議記録ソフトにアップロードして、変換に任せます。
- 終了すると、通知が届き、タスクのリストが表示されます。
- テキストファイルの内容を確認し、必要であれば正確な編集を行うことも含まれます。 これらを完成させてから、ファイルをファイナライズしてください。
- 編集後、選択したフォーマットでテキストファイルをダウンロードする。
自動テープ起こしプラットフォームを使用するメリット は、テープ起こしの反復作業の多くを省略できることです。
会議記録フォーマット例とは？
会議録の長さや複雑さはさまざまですが、ここでは典型的なインテリジェントな逐語録の例を紹介します。
[00:00:10 Steve]: 皆さん、ようこそ。 皆さんは良い週末を過ごされましたか？ この機会に、新しいソフトウエアの展開についてお知らせします。
[00:00:40 Becky]: 現在、月末のロールアウトに向けて順調に進んでいますが、いくつかのUI上の問題が発生しています。 この件に関しては、ベンが担当しているので、ベンに説明させます。
[00:01:04 Ben]: ベッキーさん、ありがとうございます。 つまり、今抱えている問題は、アカウント設定にアクセスすると、ユーザーが強制的にログアウトさせられてしまうことです。 私たちは…
[00:01:20 Steve]: この時期に開発するのは大きな問題だと思うのですが。 何かと関連しているのでしょうか、それとも単独の問題なのでしょうか？
[00:01:34 Ben]: 私たちが知る限りでは、それは孤立しています。 製品テストでは、他の機能やメニューに不具合は見られなかったため、最新のデザインアップデートを実施してから比較的新しい問題だと考えています。 なぜバグが発生したのかは今のところ不明ですが、そこがソフトウェア開発の楽しさでもありますよね。
[00:02:01 Steve]: はい、その通りです。 この問題が解決されるまでは、これ以上の変更は見送ったほうがいいと思います。 企画はお任せしますが、大幅な遅れが出るので、可能な人は全員これに乗せた方がいいと思います。 週明けには追いつくよ、いいかい？
[00:02:43 Becky]: それでいい、ありがとう、スティーブ。 ベンには、他のIT担当者と調整して、早急にどうにかするように言っておくよ。
非同期式遠距離マイクを使うことの欠点は何ですか？
- 各スピーカーの最も正確な音声を1つのファイルにまとめること
- 音声認識により、誰が話しているかを判断する場合、マイクの品質に影響されることがあります。
- 抜粋した音声を編み込むには、手作業で長い時間をかけて行うか、非常に複雑なトランスクリプションソフトウェアが必要です。
2019年、Microsoft は非同期の遠隔マイクを会議の文字起こしに利用することを検討する研究を開始しました。 研究者たちは、複雑なAIと音声アルゴリズムを幅広く駆使して、指向性マイクより3％低い精度で転写ファイルを作成しなければなりませんでした。 これがMicrosoftによる最先端の研究であったということは、実社会での使い勝手の良さを際立たせているはずです。
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参考文献
Microsoft Teamsのミーティングを文字に起こすには？
よくある質問
会議の文字起こしは、正確さ、参照、コンテンツマーケティングのために必要です。 しかし、会議の音声ファイルを手作業で書き出すのに何時間もかけるのは勿体ない。
会議のテープ起こしが必要な方は、テープ起こしソフトを試してみてください。 また、初回転写は無料です。
はい、Microsoft Teamsの会議を書き写すことは可能です。 Microsoft Teamsのミーティングの書き起こしについては、関連ブログポストをご覧ください。
