Di seguito è riportata la guida definitiva alla trascrizione delle riunioni. Imparerete cosa sono, perché sono importanti e come ottenere le registrazioni delle riunioni e trascriverle in futuro.
Che cos’è la trascrizione di una riunione?
Le trascrizioni delle riunioni sono registrazioni testuali delle conversazioni parlate durante una riunione. Tuttavia, una trascrizione completa della riunione dovrebbe includere gli oratori e i timestamp per facilitare i riferimenti.
Esistono 3 tipi principali di trascrizione di riunioni:
Che cos’è la trascrizione modificata
Una trascrizione modificata è un testo completo che viene adattato per la leggibilità. Questo include la correzione della grammatica e dell’ortografia e l’eliminazione di parole gergali o incomplete. Una trascrizione modificata può essere utile per una riunione, nel caso in cui si debba presentare formalmente il documento scritto in futuro.
Che cos’è la trascrizione verbale
La trascrizione verbale è una copia esatta dell’incontro parlato. Include pause e suoni non verbali (schiarimento della gola, rumore di fondo). Non è molto utile la trascrizione integrale di una riunione, a meno che non si tratti di un contesto legale.
Una leggera variazione è una trascrizione non veritiera. In questo modo si eliminano le pause e i suoni non verbali, mantenendo inalterato il testo.
Che cos’è la trascrizione verbale intelligente
Le trascrizioni verbatim intelligenti mantengono il discorso principale, mentre l’editing di elimina parole di riempimento, ripetizioni, parole non standard e pause. Rimuove le frasi fuori tema e quelle ripetute.
Lo scopo di una trascrizione verbatim intelligente è quello di mantenere la voce dell’oratore rendendo il testo leggibile. Viene utilizzato nelle videoconferenze e negli eventi aziendali perché può essere citato o facilmente convertito in altri media, come una sceneggiatura o un articolo scritto.
Dovete usare la trascrizione modificata o la trascrizione testuale?
Le trascrizioni intelligenti Verbatim sono le più utili nella maggior parte dei contesti aziendali perché forniscono una trascrizione di facile lettura mantenendo la voce e il significato degli oratori. Se si desidera utilizzare una versione più modificata, è possibile farlo in futuro dal documento di partenza.
Perché trascrivere le riunioni?
Il motivo per fare riunioni dettati è di tenere una registrazione scritta degli argomenti di discussione. Ciò si riflette in altre ragioni, tra cui:
- Se i partecipanti non devono prendere appunti durante la riunione, possono concentrarsi su ciò che viene discusso. Pertanto, le trascrizioni delle riunioni migliorano il coinvolgimento.
- Se qualcuno deve fare riferimento alle discussioni della riunione, la trascrizione è il modo più semplice per farlo. L’utilizzo degli appunti di qualcuno potrebbe causare errori se le informazioni sono state scritte in modo errato.
- Generare trascrizioni delle riunioni fa risparmiare tempo ai partecipanti, che non devono rivedere più volte una registrazione per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. Un documento scritto è molto più facile da scorrere.
- Per aumentare il ROI. Un incontro con un oratore importante può essere costoso. Pertanto, la trascrizione significa che le persone possono concentrarsi maggiormente e che è possibile utilizzare il documento scritto per il marketing e migliorare le connessioni commerciali.
Come si possono usare le trascrizioni delle riunioni?
La trascrizione di una riunione può essere una fonte di informazioni per le attività di marketing rivolte ai clienti. Ad esempio, se un gruppo di dipendenti discute dei cambiamenti o delle tendenze del settore, si può trasformare la trascrizione in un documento:
- Un post sul blog
- Una sceneggiatura video di YouTube
- Un episodio del podcast
- Didascalie dei social media
- Sottotitoli di Youtube
La trascrizione della riunione non solo vi permetterà di ottenere più contenuti dallo stesso documento, ma vi aiuterà anche a mostrare competenza Se state creando comunque dei contenuti di marketing, l’utilizzo di una trascrizione di una riunione per ottenere informazioni può essere utile per la vostra azienda. risparmiare tempo, soprattutto perché potrebbe essere convertito nella maggior parte di queste forme con pochissime modifiche.
Come si trascrive una riunione?
Potete trascrivere una riunione da soli o affidarla a uno dei servizi di trascrizione di riunioni. A seconda della velocità di battitura e della capacità di trattenere le informazioni, la trascrizione di una riunione non deve essere un processo complicato. Ecco i passaggi per creare la trascrizione di una riunione.
1. Registrazione della riunione
Il primo passo è ottenere una registrazione della riunione. Sebbene si possa provare a prendere appunti mentre accade, questo non è una fonte di informazioni accurata. Le modalità di registrazione della riunione dipendono dal luogo in cui si svolge e dal numero di oratori.
Registrazione opzioni includono:
- Software di registrazione dello schermo e dell’audio per riunioni virtuali
- Il vostro smartphone per riunioni su piccola scala di poche persone
- Microfoni multidirezionali per le sale riunioni più grandi
- Software con funzioni di registrazione e trascrizione.
Qualunque sia l’opzione scelta, assicuratevi di testare l’ambiente di registrazione prima dell’inizio della riunione. È importante che la qualità dell’audio sia chiara durante la conversione. da parola a testo. Infine, assicuratevi di avere il permesso di registrare la riunione.
2. Ascoltare l’audio
Successivamente, trasferire il file audio su un computer, se necessario. Ascoltate completamente il file senza cercare di prendere appunti. In questo modo è possibile determinare se ci sono problemi o cadute dell’audio. È necessario conoscere il contenuto del file prima di iniziare a trascriverlo.
3. Iniziare la trascrizione
Ascoltate l’audio una seconda volta e iniziate a trascriverlo. Il modo più semplice per farlo manualmente è digitare senza preoccuparsi troppo della punteggiatura e dell’ortografia. Quando si nota un nuovo interlocutore, aggiungere un’interruzione di riga per distinguerlo. Questo passo vi aiuterà ad aggiungere timestamp successivamente.
4. Riordinare la trascrizione
Esaminate nuovamente il file audio per migliorare la trascrizione. Durante questa fase, è necessario verificare la presenza di parole imprecise e mirare ad avere delle sezioni spezzate dall’oratore. Anche se non è ancora necessario aggiungere i nomi, si dovrebbero almeno avere blocchi di testo precisi per ciascuno di essi. Una volta fatto questo, si esamina il file di testo senza l’audio e si inizia a modificare per la grammatica e l’ortografia. L’entità di questa fase dipende dal tipo di trascrizione che si vuole ottenere, ma le parole devono essere scritte correttamente e devono essere presenti punti e lettere maiuscole nei punti in cui si pensa che le frasi cambino.
5. Aggiungere altoparlanti e timestamp
Se si è soddisfatti della qualità della trascrizione della riunione, si può riascoltare l’audio e iniziare ad aggiungere i timestamp e gli altoparlanti di . A tal fine, mettere in pausa il video ogni volta che una nuova persona inizia a parlare e aggiungere i seguenti dettagli:
[hour:minute:second] [speaker]: (Discorso)
Dopo aver fatto questo, si dovrebbe avere una trascrizione completa e accurata della riunione.
6. Convertire in un breve riassunto
La trascrizione di una riunione è diversa dal verbale della riunione. Mentre la trascrizione è un file testuale, il verbale è una registrazione dei punti principali. Quindi, se si vogliono i minuti, si passa a il file di testo scegliendo:
- Problemi sollevati
- Suggerimenti
- Punti di azione
- Risultati decisi
- Scadenze
Questo è molto più facile se si dispone di una trascrizione accurata della riunione, invece di lavorare direttamente dal testo della riunione. file audio.
È possibile creare trascrizioni in tempo reale delle riunioni del Teams?
Sì, è possibile trascrivere una riunione con uno strumento di trascrizione o con la trascrizione manuale. Le persone utilizzano strumenti o agenzie per trascrivere webinar, Microsoft Teams e riunioni Zoom, interviste e molto altro ancora. Ci sono molte opzioni tra cui scegliere per un servizio di trascrizione. Esistono applicazioni mobili sia per Android che per iOS, applicazioni web e agenzie di trascrizione.
Quando si sceglie un servizio di trascrizione, occorre considerare alcuni fattori come i piani tariffari, l’accuratezza e la velocità. Anche le caratteristiche del servizio sono importanti. Ad esempio, alcuni servizi sono in grado di eseguire la trascrizione in tempo reale e dispongono di vari strumenti, integrazioni e funzionalità.
È possibile trascrivere automaticamente le riunioni?
La trascrizione manuale dell’audio è un processo lungo e non sempre garantisce i livelli di accuratezza richiesti dalle trascrizioni delle riunioni. Un’alternativa è quella di utilizzare un software di trascrizione automatica, come ad esempio Transkriptor.
Ecco come funziona:
- Creare una registrazione audio della riunione.
- Caricare il file nel software di trascrizione delle riunioni e lasciarlo convertire.
- Una volta terminato, riceverete una notifica e un elenco di compiti da svolgere.
- Tra questi, il controllo del file di testo e la sua modifica per verificarne l’accuratezza, se necessario. Completare queste operazioni prima di finalizzare il file.
- Dopo la modifica, scaricare il file di testo nel formato prescelto.
Il vantaggio di utilizzare una piattaforma di trascrizione automatica è che elimina gran parte del lavoro ripetitivo di trascrizione.
Che cos’è un esempio di formato di trascrizione di una riunione?
Anche se la lunghezza e la complessità della trascrizione della riunione variano, ecco un esempio di trascrizione integrale intelligente tipica.
[00:00:10 Steve]: Benvenuti a tutti. Spero che tutti voi abbiate trascorso un buon fine settimana. Mi sembra un buon momento per fare il punto della situazione sul lancio del nuovo software.
[00:00:40 Becky]: Attualmente siamo sulla buona strada per il lancio alla fine del mese, ma abbiamo riscontrato alcuni problemi con l’interfaccia utente. Lascio che sia Ben a spiegare perché è stato lui a occuparsene.
[00:01:04 Ben]: Grazie, Becky. Il problema è che l’accesso alle impostazioni dell’account costringe l’utente a disconnettersi. Non possiamo…
[00:01:20 Steve]: Mi sembra un problema importante da affrontare a questo punto dello sviluppo. È collegato a qualcos’altro o è un problema isolato?
[00:01:34 Ben]: Per quanto ne sappiamo, è un caso isolato. Durante il test del prodotto non sono stati riscontrati bug in altre funzioni o menu, pertanto riteniamo che si tratti di un problema relativamente nuovo da quando abbiamo implementato l’ultimo aggiornamento del design. Il motivo per cui è stato causato un bug è attualmente sconosciuto, ma questa è la gioia dello sviluppo del software, giusto?
[00:02:01 Steve]: Sì, è vero. Beh, Becky, credo che questa debba essere una priorità assoluta per la settimana, in quanto non dovremmo cercare di implementare ulteriori modifiche fino a quando questo problema non sarà risolto. Lascio a voi l’organizzazione, ma credo che dovremmo coinvolgere tutte le persone disponibili perché ci sarà un grande ritardo. Ci aggiorniamo alla fine della settimana, ok?
[00:02:43 Becky]: Va bene, grazie, Steve. Chiederò a Ben di coordinarsi con gli altri informatici per vedere cosa possiamo fare al più presto.
Quali sono gli svantaggi dell’utilizzo di microfoni asincroni a distanza?
- Raccolta dell’audio più accurato per ciascun altoparlante in un unico file
- L’utilizzo del riconoscimento vocale per capire chi sta parlando può essere influenzato dalla qualità del microfono.
- Mettere insieme gli estratti audio richiederebbe molto tempo per un’operazione manuale o un software di trascrizione molto complesso.
Nel 2019, Microsoft ha avviato uno studio per valutare l’utilizzo di microfoni asincroni a distanza per la trascrizione delle riunioni. I ricercatori hanno dovuto utilizzare un’ampia gamma di complessi algoritmi di intelligenza artificiale e audio per produrre un file di trascrizione con una precisione inferiore del 3% rispetto ai microfoni direzionali. Il fatto che si tratti di uno studio all’avanguardia condotto da Microsoft dovrebbe evidenziare la sua facilità d’uso nel mondo reale.
L’opzione migliore: Transkriptor!
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FAQ
È opportuno trascrivere le riunioni?
La trascrizione delle riunioni è necessaria per l’accuratezza, la consultazione e il marketing dei contenuti. Tuttavia, non vale la pena passare ore a scrivere manualmente il file audio di una riunione.
Se avete bisogno di trascrivere una riunione, provate un software di trascrizione. Sono facili e veloci da usare e la prima trascrizione è gratuita.
È possibile ottenere una trascrizione di una riunione dei Teams?
Sì, è possibile trascrivere una riunione di Microsoft Teams. Consultate il nostro blogpost correlato sulla trascrizione delle riunioni di Microsoft Teams.
