Vous trouverez ci-dessous le guide pratique ultime sur la transcription des réunions. Vous apprendrez ce qu’ils sont, pourquoi ils sont importants, et comment obtenir des enregistrements de réunions et transcrire vos réunions à l’avenir.
Qu’est-ce qu’une transcription de réunion ?
Les transcriptions de réunion sont des enregistrements textuels des conversations orales pendant une réunion. Cependant, une transcription complète de la réunion devrait inclure les intervenants et les horodatages pour faciliter les références.
Il existe 3 principaux types de transcription de réunions :
Qu’est-ce que la transcription éditée ?
Une transcription éditée est un script complet qui est ajusté pour la lisibilité. Il s’agit notamment de corriger la grammaire et l’orthographe et de supprimer l’argot ou les mots incomplets. Une transcription éditée peut être utile pour une réunion si vous devez présenter formellement le document écrit à l’avenir.
Qu’est-ce que la transcription Verbatim ?
La transcription verbatim est une copie exacte de la réunion parlée. Il comprend des pauses et des sons non verbaux (raclement de gorge, bruit de fond). Il n’est pas très utile d’avoir une transcription intégrale d’une réunion, sauf dans un contexte juridique.
Une légère variation est une transcription non-verbatim. Cela permet de supprimer les pauses et les sons non verbaux tout en conservant le même libellé.
Qu’est-ce que la transcription verbatim intelligente ?
Les transcriptions Intelligent Verbatim conservent l’essentiel du discours tandis que l’édition élimine les mots de remplissage, les répétitions, les mots non standard et les pauses. Il supprime les phrases hors sujet et les phrases interminables.
L’objectif d’une transcription verbatim intelligente est de conserver la voix de l’orateur tout en rendant le texte lisible. Il est utilisé dans les vidéoconférences et les événements liés aux affaires, car il peut être cité ou facilement converti en d’autres médias, comme un script ou un article écrit.
Vous devez utiliser la transcription éditée ou la transcription mot à mot ?
Les transcriptions Intelligent Verbatim sont les plus utiles dans la plupart des contextes professionnels car elles fournissent une transcription facile à lire tout en conservant la voix et le sens des orateurs. Si vous souhaitez utiliser une version plus fortement modifiée, vous pourrez le faire ultérieurement à partir du document de départ.
Pourquoi devriez-vous transcrire des réunions ?
La raison d’être de la réunion dictée est de garder une trace écrite des sujets de discussion. Ceci alimente d’autres raisons, notamment :
- Si les participants n’ont pas besoin de prendre des notes pendant la réunion, ils peuvent se concentrer sur ce qui est discuté. En tant que telles, les transcriptions des réunions améliorent l’engagement.
- Si quelqu’un doit se référer aux discussions de la réunion, la transcription est le moyen le plus simple de le faire. L’utilisation des notes de quelqu’un peut entraîner des erreurs si l’information est mal écrite.
- Pour gagner du temps : la transcription des réunions permet aux participants de gagner du temps, car ils n’ont pas besoin de regarder plusieurs fois un enregistrement pour obtenir les informations dont ils ont besoin. Un document écrit est beaucoup plus facile à parcourir.
- Pour augmenter le retour sur investissement. Une réunion avec un orateur important peut coûter cher. Par conséquent, la prise d’une transcription permet aux gens de se concentrer davantage, et vous pouvez utiliser le document écrit pour le marketing afin d’améliorer les relations commerciales.
Comment utiliser les transcriptions de réunion ?
La transcription d’une réunion peut être une source d’information pour les efforts de marketing orientés vers le client. Par exemple, si un groupe d’employés discute des changements ou des tendances dans le secteur, vous pouvez transformer la transcription en un document de référence :
- Un article de blog
- Un script de vidéo YouTube
- Un épisode de podcast
- Légendes dans les médias sociaux
- Sous-titres de Youtube
La transcription de réunion vous permet non seulement d’obtenir plusieurs éléments de contenu à partir d’un même document, mais aussi de montrer expertise Si vous créez de toute façon du contenu marketing, l’utilisation de la transcription d’une réunion pour obtenir des informations peut être un moyen d’améliorer votre image de marque. gagner du temps, d’autant plus qu’il pourrait être converti dans la plupart de ces formes avec très peu d’édition.
Comment puis-je transcrire une réunion ?
Vous pouvez transcrire une réunion vous-même ou faire appel à l’un des services de transcription de réunion pour le faire à votre place. En fonction de votre vitesse de frappe et de votre capacité à retenir les informations, la transcription d’une réunion ne doit pas être un processus compliqué. Voici les étapes pour créer une transcription de réunion.
1. Enregistrer la réunion
La première étape consiste à obtenir un enregistrement de la réunion. Vous pouvez essayer de prendre des notes pendant que cela se passe, mais ce n’est pas une source d’information précise. La manière d’enregistrer la réunion dépendra du lieu où elle se déroule et du nombre d’intervenants.
Les options d’enregistrement comprennent :
- Logiciel d’enregistrement d’écran et d’audio pour les réunions virtuelles
- Votre smartphone pour les réunions à petite échelle de quelques personnes
- Microphones multidirectionnels pour les grandes salles de conférence
- Les logiciels qui ont à la fois des fonctions d’enregistrement et de transcription.
Quelle que soit l’option choisie, veillez à tester l’environnement d’enregistrement avant le début de la réunion. Il est important d’avoir une qualité audio claire lors de la conversion la conversion de la parole en texte. Enfin, assurez-vous que vous avez l’autorisation de tous les participants pour enregistrer la réunion.
2. Écoutez l’audio
Ensuite, transfère votre fichier audio sur un ordinateur si nécessaire. Écoutez complètement le fichier sans essayer de prendre des notes. Cela vous permet de déterminer s’il y a des problèmes ou des pertes audio. Vous devez vous familiariser avec le contenu du fichier avant de commencer à essayer de le transcrire.
3. Commencez la transcription
Écoutez l’audio une deuxième fois et commencez à le transcrire. La façon la plus simple de procéder manuellement est de taper sans trop se soucier de la ponctuation et de l’orthographe. Lorsque vous remarquez un nouvel intervenant, ajoutez un saut de ligne pour le distinguer. Cette étape vous aidera à ajouter timestamps plus tard.
4. Mettez de l’ordre dans votre transcription
Relisez le fichier audio pour améliorer votre transcription. Au cours de cette étape, vous devez vérifier que ne contient pas de mots inexacts et vous efforcer de faire en sorte que les sections soient divisées par l’orateur. Une fois que c’est fait, parcourez le fichier texte sans l’audio et commencez à éditer pour la grammaire et l’orthographe. L’étendue de cette étape dépend du type de transcription que vous souhaitez, mais les mots doivent être orthographiés correctement, et il doit y avoir des points et des majuscules là où vous pensez que les phrases changent.
5. Ajouter des intervenants et des horodateurs
Si vous êtes satisfait de la qualité de la transcription de votre réunion, vous pouvez réécouter l’audio et commencer à ajouter des horodatages et . Pour ce faire, mettez la vidéo en pause chaque fois qu’une nouvelle personne commence à parler et ajoutez les détails suivants :
[hour:minute:second] [speaker]: (Discours)
Après avoir fait cela, vous devriez avoir une transcription complète et précise de la réunion.
6. Convertir en résumé
La transcription d’une réunion est différente du procès-verbal d’une réunion. Alors qu’une transcription est un fichier verbatim, le procès-verbal est un enregistrement des points principaux. Donc, si vous voulez des minutes à la place, passer par le fichier texte en choisissant :
- Questions soulevées
- Suggestions
- Points d’action
- Résultats décidés
- Dates limites
Il est beaucoup plus facile de le faire lorsque l’on dispose d’une transcription précise de la réunion, que lorsque l’on travaille directement à partir du texte de la réunion. fichier audio.
Est-il possible de créer des transcriptions en direct des réunions Teams ?
Oui, il est possible de transcrire une réunion avec un outil de transcription ou une transcription manuelle. Les gens utilisent des outils ou des agences pour transcrire les webinaires, les équipes Microsoft et les réunions zoom, des interviews, et bien d’autres choses encore. Il existe de nombreuses options parmi lesquelles choisir pour un service de transcription. Il existe des applications mobiles sur android et iOS, des applications web et des agences de transcription.
Lorsque vous choisissez un service de transcription, vous devez tenir compte de quelques facteurs tels que les plans tarifaires, la précision et la rapidité. Les caractéristiques du service sont également importantes. Par exemple, certains services peuvent effectuer des transcriptions en temps réel et disposent de divers outils, intégrations et fonctionnalités.
Est-il possible de transcrire automatiquement les réunions ?
La transcription audio manuelle est un processus long et fastidieux qui ne garantit pas toujours le niveau de précision requis pour les transcriptions de réunions. Une autre solution consiste à utiliser un logiciel de transcription automatique, tel que Transkriptor.
Voici comment cela fonctionne :
- Créez un enregistrement audio de la réunion.
- Téléchargez-le dans le logiciel de transcription de réunion et laissez-le convertir.
- Une fois l’opération terminée, vous en serez informé et vous recevrez une liste de tâches à accomplir.
- Il s’agit notamment de vérifier le fichier texte et de le modifier pour le rendre plus précis si nécessaire. Complétez-les avant de finaliser le dossier.
- Après l’édition, téléchargez le fichier texte dans le format de votre choix.
L’avantage de l’utilisation d’une plateforme de transcription automatique est qu’elle supprime une grande partie du travail répétitif de transcription.
Qu’est-ce qu’un exemple de format de transcription de réunion ?
Bien que la longueur et la complexité de la transcription de votre réunion varient, voici un exemple de transcription verbatim intelligente typique.
[00:00:10 Steve]: Bienvenue, tout le monde. J’espère que vous avez tous passé un bon week-end. Le moment semble bien choisi pour faire le point sur l’état d’avancement du déploiement du nouveau logiciel.
[00:00:40 Becky]: Nous sommes actuellement en bonne voie pour déployer le système à la fin du mois, mais nous avons rencontré quelques problèmes d’interface utilisateur. Je vais laisser Ben s’expliquer car c’est lui qui s’occupe de ça.
[00:01:04 Ben]: Merci, Becky. Le problème que nous rencontrons actuellement est que l’accès aux paramètres du compte oblige l’utilisateur à se déconnecter. On ne peut pas tout à fait…
[00:01:20 Steve]: Cela semble être un gros problème à avoir si tard dans le développement. Est-ce lié à quelque chose d’autre, ou est-ce un problème isolé ?
[00:01:34 Ben]: Pour autant qu’on puisse dire, c’est isolé. Aucune autre fonctionnalité ou menu n’a présenté de problème pendant les tests du produit, nous pensons donc qu’il s’agit d’un problème relativement nouveau depuis que nous avons mis en œuvre la dernière mise à jour de la conception. La raison pour laquelle il a provoqué un bogue est actuellement inconnue, mais c’est la joie du développement de logiciels, non ?
[00:02:01 Steve]: Oui, c’est vrai. Eh bien, Becky, je pense que cela doit être une priorité absolue pour la semaine, car nous ne devrions pas chercher à mettre en œuvre d’autres changements jusqu’à ce que cela ait été résolu. Je vous laisse le soin de l’organiser, mais je pense que nous devrions mettre toutes les personnes disponibles sur le coup, car cela entraînera un retard important. On se retrouve à la fin de la semaine, d’accord ?
[00:02:43 Becky]: C’est bien, merci, Steve. Je vais demander à Ben de se coordonner avec les autres informaticiens pour voir ce que nous pouvons faire à ce sujet dès que possible.
Quels sont les inconvénients de l’utilisation de microphones distants asynchrones ?
- Rassembler les données audio les plus précises de chaque intervenant dans un seul fichier.
- L’utilisation de la reconnaissance vocale pour déterminer qui parle peut être affectée par la qualité du microphone.
- Tricoter les extraits audio ensemble prendrait beaucoup de temps à faire manuellement ou avec un logiciel de transcription très complexe.
En 2019, Microsoft a lancé une étude pour examiner l’utilisation de microphones distants asynchrones pour la transcription des réunions. Les chercheurs ont dû utiliser un large éventail d’algorithmes complexes d’IA et d’audio pour produire un fichier de transcription avec une précision inférieure de 3 % à celle des microphones directionnels. Le fait qu’il s’agisse d’une étude de pointe réalisée par Microsoft devrait mettre en évidence sa facilité d’utilisation dans le monde réel.
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Et si nous vous disions qu’il existe un moyen rapide et abordable de transcrire toutes vos réunions professionnelles importantes en quelques minutes ? Transkriptor sera votre source numéro un de transcriptions au quotidien grâce à ses services rentables et fiables !
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Jimena L.Founder Lire la suite
Tout est très bon, ce n’est pas cher, bon rapport qualité prix, et c’est aussi assez rapide.
Grande précision par rapport aux temps des sous-titres et dans la reconnaissance des mots. Très peu de corrections ont dû être apportées.
Jaqueline B.Sociologist Lire la suite
Ce que j’ai le plus aimé à propos de transkryptor, c’est sa grande précision. Avec une plateforme facile à utiliser, je n’avais qu’à faire des ajustements de ponctuation
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Questions fréquemment posées
Devriez-vous transcrire les réunions ?
La transcription des réunions est nécessaire pour la précision, la référence et le marketing de contenu. Cependant, il ne vaut pas la peine de passer des heures à rédiger manuellement le fichier audio d’une réunion.
Si vous avez besoin de transcrire une réunion, essayez un logiciel de transcription. Ils sont rapides et faciles à utiliser, et la première transcription est gratuite.
Pouvez-vous obtenir une transcription d’une réunion des équipes ?
Oui, il est possible de transcrire une réunion Microsoft Teams. Voir notre article de blog connexe sur la transcription des réunions Microsoft Teams.
