Seuraavassa on perimmäinen opas kokousten transkriptioista. Opit, mitä ne ovat, miksi ne ovat tärkeitä ja miten saat kokousnauhoituksia ja kirjoitat pöytäkirjoja tulevaisuudessa.
Mikä on kokouspöytäkirja?
Kokouspöytäkirjat ovat kokouksen aikana käytyjen keskustelujen tekstitallenteita. Kokouksen täydellisen pöytäkirjamerkinnän tulisi kuitenkin sisältää puhujat ja aikaleimat, jotta viittaaminen olisi helpompaa.
3 Kokousten transkriptioiden päätyypit:
Mikä on editoitu transkriptio
Muokattu transkriptio on täydellinen käsikirjoitus, jota on muokattu luettavuuden parantamiseksi. Tähän sisältyy kieliopin ja oikeinkirjoituksen korjaaminen sekä slangisanojen ja epätäydellisten sanojen poistaminen. Muokattu transkriptio voi olla hyödyllinen kokouksessa, jos sinun on esitettävä kirjallinen asiakirja virallisesti tulevaisuudessa.
Mikä on sanatarkka transkriptio
Sanatarkka transkriptio on tarkka kopio puhutusta kokouksesta. Siihen sisältyy taukoja ja sanattomia ääniä (kurkun raivaus, taustamelu). Kokouksen sanatarkasta puhtaaksikirjoituksesta ei ole paljon hyötyä, ellei kyseessä ole oikeudellinen asiayhteys.
Pieni variaatio on sanatarkka transkriptio. Tämä poistaa tauot ja ei-sanalliset äänet, mutta pitää sanamuodon samana.
Mikä on älykäs sanatarkka transkriptio
Älykkäät sanatarkat transkriptiot säilyttävät pääpuheen, kun taas editointi poistaa täytesanat, toistot, epätyypilliset sanat ja tauot. Se poistaa aiheen ulkopuoliset ja jatkuvat lauseet.
Älykkään sanatarkan puhtaaksikirjoituksen tarkoituksena on säilyttää puhujan ääni ja tehdä tekstistä luettavaa. Sitä käytetään videoneuvotteluissa ja liiketoimintaan liittyvissä tapahtumissa, koska sitä voidaan lainata tai muuntaa helposti muuksi mediaksi, kuten käsikirjoitukseksi tai kirjalliseksi artikkeliksi.
Pitäisikö käyttää muokattua transkriptiota vai sanatarkkaa transkriptiota?
Älykkäät sanatarkat transkriptiot ovat järkevimpiä useimmissa liiketoimintaympäristöissä, koska ne tarjoavat helposti luettavan transkriptin säilyttäen samalla puhujien äänen ja merkityksen. Jos haluat käyttää vahvemmin muokattua versiota, voit tehdä sen tulevaisuudessa lähtöasiakirjasta.
Miksi sinun pitäisi kirjoittaa kokouksia?
Syy kokouksen järjestämiseen sanelut on pitää kirjallista muistiinpanoa keskustelujen aiheista. Tämä vaikuttaa myös muihin syihin, kuten:
- Keskittymisen lisääminen.Jos osallistujien ei tarvitse tehdä omia muistiinpanojaan kokouksen aikana, he voivat keskittyä siihen, mistä keskustellaan. Näin ollen kokouspöytäkirjat parantavat sitoutumista.
- Viittaamisen helpottamiseksi.Jos jonkun on palattava kokouksessa käytyihin keskusteluihin, pöytäkirja on helpoin tapa tehdä se. Jonkun henkilön muistiinpanojen käyttäminen voi johtaa virheisiin, jos hän on kirjoittanut tiedot väärin.
- Ajan säästäminen.Kokouspöytäkirjojen tuottaminen säästää osallistujien aikaa, koska heidän ei tarvitse katsoa nauhoitusta useita kertoja uudelleen saadakseen tarvitsemansa tiedot. Kirjallinen asiakirja on paljon helpompi lukea läpi.
- ROI:n lisääminen. Tapaaminen tärkeän puhujan kanssa voi tulla kalliiksi. Siksi transkriptin ottaminen tarkoittaa, että ihmiset voivat keskittyä enemmän, ja voit käyttää kirjallista asiakirjaa markkinoinnissa parantaaksesi liikesuhteita.
Miten voit käyttää kokouspöytäkirjoja?
Kokouspöytäkirja voi olla tiedonlähde asiakaskohtaista markkinointia varten. Jos esimerkiksi työntekijäryhmä keskustelee toimialan muutoksista tai trendeistä, voit muuntaa pöytäkirjan:
- Blogikirjoitus
- YouTube-videon käsikirjoitus
- Podcast-jakso
- Sosiaalisen median kuvatekstit
- Youtube-tekstitys
Sen lisäksi, että kokouksen transkription avulla saat samasta asiakirjasta useita sisällön osia, se auttaa sinua myös näyttämään asiantuntemus ja vahvistaa yrityksesi auktoriteettia.Jos tuotat markkinointisisältöä joka tapauksessa, kokousten transkriptioiden käyttäminen tietojen keräämiseen voi säästää aikaa, varsinkin kun se voidaan muuntaa useimpiin näistä muodoista hyvin pienellä muokkauksella.
Miten kirjoitan kokouksen puhtaaksi?
Voit kirjoittaa kokouksen puhtaaksi itse tai palkata jonkun kokouskirjoituspalveluista tekemään sen puolestasi. Kokouksen puhtaaksikirjoittamisen ei tarvitse olla monimutkainen prosessi, riippuen kirjoittajanopeudesta ja kyvystä säilyttää tietoa. Tässä ovat vaiheet kokouksen transkription luomiseen.
1. Kokouksen tallentaminen
Ensimmäinen vaihe on hankkia kokouksesta nauhoite . Vaikka voisitkin yrittää tehdä muistiinpanoja tapahtumien kulusta, se ei ole tarkka tietolähde. Se, miten nauhoitat kokouksen, riippuu siitä, missä kokous pidetään ja kuinka monta puhujaa on paikalla.
Tallennusvaihtoehdot sisältävät:
- Näytön ja äänen tallennusohjelmisto virtuaalikokouksia varten
- Älypuhelin pienimuotoisiin muutaman hengen kokouksiin
- Monisuuntaiset mikrofonit suuremmille kokoushuoneille
- Ohjelmistot, joissa on sekä tallennus- että transkriptio-ominaisuudet.
Valitsitpa minkä tahansa vaihtoehdon, varmista, että testaat tallennusympäristön ennen kokouksen alkua. On tärkeää, että äänenlaatu on selkeä, kun muunnetaan puheesta tekstiksi. Varmista lopuksi, että sinulla on kaikkien lupa nauhoittaa kokous.
2. Kuuntele ääni
Seuraavaksi siirrä äänitiedostosi tarvittaessa tietokoneelle. Kuuntele tiedosto kokonaan tekemättä muistiinpanoja. Näin voit määrittää, onko ongelmia tai äänipudotuksia. Sinun on hyvä tuntea tiedoston sisältö ennen kuin alat yrittää transkriboida.
3. Aloita transkribointi
Kuuntele ääni toisen kerran ja aloita puhtaaksikirjoitus. Helpoin tapa tehdä tämä manuaalisesti on vain kirjoittaa tekstiä huolehtimatta liikaa välimerkeistä ja oikeinkirjoituksesta. Kun huomaat uuden puhujan, lisää rivinvaihto erottamaan heidät toisistaan. Tämä vaihe auttaa sinua lisäämään aikaleimat myöhemmin.
4. Siisti transkriptiosi
Käy äänitiedosto läpi uudelleen parantaaksesi transkriptiotasi. Tämän vaiheen aikana on tarkistettava, onko sanoja epätarkkoja , ja pyrittävä siihen, että puhujan esittämät jaksot on jaoteltu. Vaikka sinun ei tarvitse vielä lisätä nimiä, sinulla pitäisi ainakin olla tarkat tekstilohkot jokaiselle.Kun olet tehnyt tämän, käy läpi tekstitiedosto ilman ääntä ja aloita muokkaaminen kieliopin ja oikeinkirjoituksen osalta. Tämän vaiheen laajuus riippuu siitä, millaisen transkription haluat, mutta sanat on kirjoitettava oikein, ja lauseiden muutosten kohdalla on oltava pisteitä ja isoja kirjaimia.
5. Lisää kaiuttimet ja aikaleimat
Kun olet tyytyväinen kokouksen puhtaaksikirjoituksen laatuun, voit kuunnella ääntä uudelleen ja aloittaa aikaleimojen ja puhujien lisäämisen. Pysäytä video aina, kun uusi henkilö alkaa puhua, ja lisää seuraavat tiedot:
[hour:minute:second] [speaker]: (Puhe)
Kun olet tehnyt tämän, sinulla pitäisi olla täydellinen ja tarkka kokouspöytäkirja.
6. Muunna lyhyeksi yhteenvedoksi
Kokouspöytäkirja on eri asia kuin kokouspöytäkirja. Pöytäkirja on sanatarkka tiedosto, kun taas pöytäkirjat ovat pääkohdat. Jos siis haluat minuutteja sen sijaan, käy läpi tekstitiedoston poiminta:
- Esille tulleet kysymykset
- Ehdotukset
- Toimintakohdat
- Päätetyt tulokset
- Määräajat
Tämän tekeminen on paljon helpompaa, kun sinulla on kokouksen tarkka transkriptio, kuin jos työskentelisit suoraan kokouksen pöytäkirjasta. äänitiedosto.
Voiko Teams-kokouksista luoda live-pöytäkirjoja?
Kyllä, kokous on mahdollista kirjoittaa puhtaaksi transkriptiotyökalulla tai käsin. Ihmiset käyttävät työkaluja tai toimistoja webinaarien, Microsoft ja zoom-kokousten puhtaaksikirjoittamiseen, haastattelut ja paljon muuta. Transkriptiopalvelun valinnassa on monia vaihtoehtoja. On olemassa mobiilisovelluksia sekä Android- että iOS-käyttöjärjestelmiin, verkkosovelluksia ja transkriptiotoimistoja.
Kun valitset transkriptiopalvelua, sinun on otettava huomioon muutamia tekijöitä, kuten hinnoittelu, tarkkuus ja nopeus. Myös palvelun ominaisuudet ovat tärkeitä. Joissakin palveluissa voidaan esimerkiksi tehdä reaaliaikaista transkriptiota, ja niissä on erilaisia työkaluja, integraatioita ja toimintoja.
Onko kokousten automaattinen transkribointi mahdollista?
Manuaalinen äänenkirjoitus on pitkä prosessi, eikä se aina takaa kokousten pöytäkirjoituksilta vaadittavaa tarkkuutta. Vaihtoehtona on käyttää automaattista puhtaaksikirjoitusohjelmistoa, kuten Transkriptor.
Näin se toimii:
- Luo kokouksesta äänitallenne.
- Lataa se kokouksen puhtaaksikirjoitusohjelmaan ja anna sen muuntaa.
- Kun se on valmis, saat ilmoituksen ja luettelon tehtävistä.
- Näihin kuuluu tekstitiedoston tarkistaminen ja tarvittaessa muokkaaminen tarkkuuden varmistamiseksi. Täytä nämä ennen tiedoston viimeistelyä.
- Muokkauksen jälkeen lataa tekstitiedosto valitsemassasi muodossa.
Automaattisen transkriptioalustan käyttämisestä saatava hyöty on se, että se poistaa suuren osan transkriptioon liittyvästä toistuvasta työstä.
Mikä on kokouspöytäkirjan muoto esimerkki?
Vaikka kokouspöytäkirjan pituus ja monimutkaisuus vaihtelee, tässä on esimerkki tyypillisestä älykkäästä sanatarkasta pöytäkirjasta.
[00:00:10 Steve]: Tervetuloa, kaikki. Toivottavasti teillä kaikilla oli hyvä viikonloppu. Nyt tuntuu olevan hyvä hetki kertoa, missä vaiheessa uuden ohjelmiston käyttöönotto on.
[00:00:40 Becky]: Olemme tällä hetkellä aikataulussa, että julkaisu saadaan käyttöön kuun lopussa, mutta olemme kohdanneet muutamia käyttöliittymäongelmia. Annan Benin selittää, koska hän on ollut itse tekemisissä tämän asian kanssa.
[00:01:04 Ben]: Kiitos, Becky. Ongelmamme on nyt se, että tiliasetusten käyttäminen pakottaa käyttäjän kirjautumaan ulos. Emme voi…
[00:01:20 Steve]: Se vaikuttaa isolta ongelmalta näin myöhäisessä kehitysvaiheessa. Liittyykö se johonkin muuhun, vai onko se yksittäinen ongelma?
[00:01:34 Ben]: Sikäli kuin voimme sanoa, se on eristetty. Tuotetestauksen aikana ei ilmennyt muita vikoja muissa ominaisuuksissa tai valikoissa, joten uskomme, että kyseessä on suhteellisen uusi ongelma viimeisimmän suunnittelupäivityksen käyttöönoton jälkeen. Tällä hetkellä ei tiedetä, miksi se on aiheuttanut bugin, mutta sehän on ohjelmistokehityksen ilo, eikö niin?
[00:02:01 Steve]: Kyllä, se on totta. No, Becky, mielestäni tämän on oltava viikon tärkein painopiste, sillä meidän ei pitäisi pyrkiä toteuttamaan mitään uusia muutoksia ennen kuin tämä on ratkaistu. Jätän organisoinnin teidän huoleksenne, mutta mielestäni meidän pitäisi ottaa kaikki käytettävissä olevat ihmiset mukaan tähän, koska siitä tulee suuri viivästys. Jutellaan loppuviikosta, jooko?
[00:02:43 Becky]: Hyvä on, kiitos, Steve. Pyydän Beniä koordinoimaan muiden tietotekniikkatyyppien kanssa, jotta näemme, mitä voimme tehdä tälle asialle mahdollisimman pian.
Mitkä ovat asynkronisten etämikrofonien käytön haitat?
- Kunkin puhujan tarkimman äänitiedoston kokoaminen yhteen tiedostoon.
- Mikrofonin laatu voi vaikuttaa puheentunnistuksen käyttämiseen sen selvittämiseksi, kuka puhuu.
- Äänitiedostojen yhdistäminen yhteen veisi paljon aikaa manuaalisesti tai erittäin monimutkaisella transkriptio-ohjelmistolla.
Microsoft käynnisti vuonna 2019 tutkimuksen, jossa tutkitaan asynkronisten etämikrofonien käyttöä kokousten transkriptioissa. Tutkijat joutuivat käyttämään monenlaisia monimutkaisia tekoäly- ja äänialgoritmeja tuottaakseen transkriptiotiedoston, jonka tarkkuus oli 3 % pienempi kuin suuntaavien mikrofonien. Se, että kyseessä oli Microsoftin tekemä huippututkimus, korostaa sen helppokäyttöisyyttä todellisessa maailmassa.
Paras vaihtoehto: Transkriptor!
Entä jos kertoisimme, että on olemassa nopea ja edullinen tapa kirjoittaa kaikki tärkeät liikekokouksesi puhtaaksi muutamassa minuutissa? Transkriptor on kustannustehokkaiden ja luotettavien palveluidensa ansiosta ykköslähteesi päivittäisille transkriptioille!
Kirjoita asioita tien päällä.
Pääsy kaikilta laitteilta. Käännä äänitiedostot tekstiksi iphonessa ja Androidissa.
Katso, mitä asiakkaamme ovat sanoneet meistä!
Palvelemme tuhansia ihmisiä iästä, ammatista ja maasta riippumatta. Napsauta kommentteja tai alla olevaa painiketta lukeaksesi lisää rehellisiä arvosteluja meistä.
Arvioitu erinomaiseksi 4,4/5 50+ Capterra-arvostelun perusteella.
Jimena L.Founder Lue lisää
Kaikki on erittäin hyvää, se ei ole kallista, hyvä suhde hinnan ja laadun välillä, ja se on myös melko nopea.
Suuri tarkkuus suhteessa tekstitysaikoihin ja sanojen tunnistamiseen. Hyvin vähän korjauksia jouduttiin tekemään.
Jaqueline B.Sociologist Lue lisää
Pidin eniten transkryptorista sen korkeasta tarkkuudesta. Helppokäyttöisen alustan ansiosta minun tarvitsi tehdä vain välimerkkejä
Edellinen
Seuraava
Kokeile sitä ilmaiseksi
Lisälukemista
Kuinka transkriboida Microsoft Teams -kokouksia?
Kuinka transkriboida Skype-kokouksia?
Kuinka transkriboida Webex-kokouksia?
Kuinka transkriboida Google Meet -kokouksia?
Kuinka transkriboida Google Hangouts -kokouksia?
Miten transkriboida GoToMeeting-kokouksia?
Kuinka transkriboida Zoom-kokouksia?
Kuinka transkriboida BlueJeans-kokouksia?
Usein Kysytyt Kysymykset
Pitäisikö kokoukset transkriboida?
Kokousten puhtaaksikirjoitus on tarpeen tarkkuuden, referenssien ja sisältömarkkinoinnin vuoksi. Ei kuitenkaan kannata käyttää tunteja kokouksen äänitiedoston manuaaliseen kirjoittamiseen.
Jos tarvitset kokousten puhtaaksikirjoitusta, kokeile puhtaaksikirjoitusohjelmistoa. Ne ovat nopeita ja helppokäyttöisiä, ja ensimmäinen transkriptio on ilmainen.
Voitteko saada pöytäkirjan tiimien kokouksesta?
Kyllä, Microsoft Teamsin kokouksen transkribointi on mahdollista. Katso aiheeseen liittyvä blogikirjoitus Microsoft Teamsin kokousten puhtaaksikirjoittamisesta.
