Järgnevalt on esitatud lõplik juhend koosolekute transkribeerimise kohta. Saate teada, mis need on, miks need on olulised ja kuidas tulevikus koosolekuid salvestada ja transkribeerida.
Mis on koosoleku transkriptsioon?
Koosolekute protokollid on koosoleku ajal peetud vestluste tekstisalvestused. Täielik koosoleku protokoll peaks siiski sisaldama kõnelejaid ja ajatähiseid, et oleks lihtsam viidata.
On olemas 3 peamist koosolekute transkriptsiooni tüüpi:
Mis on toimetatud transkriptsioon
Redigeeritud transkriptsioon on täielik käsikiri, mida on loetavuse huvides kohandatud. See hõlmab grammatika ja õigekirja parandamist ning slängi või ebatäielike sõnade eemaldamist. Redigeeritud transkriptsioon võib olla kasulik koosolekul, kui teil on vaja kirjalikku dokumenti tulevikus ametlikult esitada.
Mis on sõna-sõnaline transkriptsioon
Sõnasõnaline transkriptsioon on täpne koopia räägitud koosolekust. See hõlmab pausid ja mitteverbaalsed helid (kurgu puhastamine, taustamüra). Täielikust sõna-sõnalisest koosoleku transkriptsioonist ei ole palju kasu, välja arvatud juhul, kui tegemist on juriidilise kontekstiga.
Väike varieerumine on mitte-sõnaline transkriptsioon. See eemaldab pausid ja mitteverbaalsed helid, säilitades samal ajal sõnastuse.
Mis on intelligentne sõna-sõnaline transkriptsioon
Intelligentne sõnasõnaline transkriptsioon säilitab põhilise kõne, samal ajal kui redigeerimine jätab välja täitesõnad, kordused, ebastandardsed sõnad ja pausid. See eemaldab teemavälised ja katkendlikud laused.
Intelligentse stenogrammi eesmärk on säilitada kõneleja hääl, muutes samas teksti loetavaks. Seda kasutatakse videokonverentsidel ja äritegevusega seotud üritustel, sest seda saab tsiteerida või hõlpsasti teisendada muuks meediumiks, näiteks käsikirjaks või kirjalikuks artikliks.
Kas peaksite kasutama toimetatud transkriptsiooni või sõna-sõnalist transkriptsiooni?
Intelligentsed sõnasõnalised transkriptsioonid on enamikus ärikontekstides kõige mõistlikumad, sest need annavad kergesti loetava transkriptsiooni, säilitades samal ajal kõnelejate hääle ja tähenduse. Kui soovite kasutada põhjalikumalt redigeeritud versiooni, saate seda tulevikus teha algdokumendist.
Miks peaksite koosolekud transkribeerima?
Põhjus teha koosolekut dikteerimine on pidada kirjalikku arvestust aruteluteemade kohta. See toob kaasa muid põhjusi, sealhulgas:
- Kui osalejad ei pea koosoleku ajal ise märkmeid tegema, saavad nad keskenduda sellele, mida arutatakse. Sellisel juhul parandavad koosolekute protokollimineerimistoimingud kaasamist.
- Kui kellelgi on vaja tagasi pöörduda koosoleku arutelude juurde, siis on kõige lihtsam seda teha protokolliga. Kellegi märkmete kasutamine võib põhjustada vigu, kui ta on teabe valesti kirjutanud.
- Aja säästmiseks.Koosolekute ärakirjade koostamine säästab osalejate aega, sest nad ei pea salvestust mitu korda uuesti vaatama, et saada vajalikku teavet. Kirjalikku dokumenti on palju lihtsam läbi lugeda.
- ROI suurendamiseks. Kohtumine tähtsa kõnelejaga võib olla kallis. Seega tähendab ärakirja tegemine, et inimesed saavad rohkem keskenduda ja te saate kirjalikku dokumenti kasutada turunduses, et parandada ärisidemeid.
Kuidas saate kasutada koosolekute protokolle?
Koosolekute protokollid võivad olla teabeallikaks kliendile suunatud turundustegevuseks. Näiteks kui töötajate rühm arutab tööstuse muutusi või suundumusi, siis võiksite protokollid muuta:
- Blogipostitus
- YouTube’i video skript
- Podcasti episood
- Pealkirjad sotsiaalmeedias
- Youtube’i subtiitrid
Koosolekute transkriptsioon ei võimalda mitte ainult saada ühest ja samast dokumendist mitu sisu, vaid see aitab ka näidata teadmised ja kinnistada oma ettevõtte autoriteeti.Kui te niikuinii loote turundussisu, võib koosoleku transkriptsiooni kasutamine teabe saamiseks olla säästa aega, eriti kuna seda saab enamikku neist vormidest väga väikese redigeerimisega ümber kujundada.
Kuidas transkribeerida koosolekut?
Te võite koosoleku ise transkribeerida või palgata ühe koosolekute transkriptsiooniteenuse, et see teie eest ära teha. Sõltuvalt teie kirjutamiskiirusest ja võimest teavet säilitada, ei pea koosoleku transkribeerimine olema keeruline protsess. Siin on sammud , kuidas luua koosoleku transkriptsiooni.
1. Koosoleku salvestamine
Esimene samm on saada salvestus koosoleku kohta. Kuigi te võite üritada teha märkmeid, kui see toimub, ei ole see täpne teabeallikas. See, kuidas te koosolekut salvestate, sõltub sellest, kus see toimub ja kui palju kõnelejaid on.
Salvestamise võimalused hõlmavad järgmist:
- Ekraani- ja helisalvestustarkvara virtuaalsete koosolekute jaoks
- Teie nutitelefon mõne inimese väikesemahulisteks koosolekuteks
- Mitmesuunalised mikrofonid suuremate koosolekuruumide jaoks
- Tarkvara, millel on nii salvestamise kui ka transkriptsiooni funktsioonid.
Ükskõik, millise variandi valite, veenduge, et testite salvestuskeskkonda enne koosoleku algust. Konverteerimisel on oluline, et heli kvaliteet oleks selge. kõne tekstiks. Lõpuks veenduge, et teil on kõigilt luba koosoleku salvestamiseks.
2. Kuulake heli
Järgmisena edastage oma helifaili arvutisse, kui see on vajalik. Kuulake faili täielikult ära, ilma et püüaksite teha märkmeid. Nii saate kindlaks teha, kas on mingeid probleeme või helikatkestusi. Enne kui hakkate transkribeerima, peaksite olema tuttav faili sisuga.
3. Alusta transkribeerimist
Kuulake heli teist korda ja alustage transkribeerimist. Kõige lihtsam viis seda käsitsi teha on lihtsalt kirjutada, muretsemata liigselt kirjavahemärkide ja õigekirja pärast. Kui märkate uut kõnelejat, lisage nende eristamiseks reavahe. See samm aitab teil hiljem lisada ajatemplite .
4. Korrastage oma transkriptsiooni
Vaadake helifaili uuesti läbi, et parandada oma transkriptsiooni. Selle sammu ajal peaksite kontrollima ebatäpseid sõnu ja püüdma, et kõnekeele osad oleksid jaotatud. Kuigi te ei pea veel nimesid lisama, peaks teil vähemalt igaühe jaoks olema täpne tekstiplokk.Kui olete selle teinud, vaadake tekstifail ilma helita läbi ja alustage toimetamist grammatika ja õigekirja osas. Selle sammu ulatus sõltub sellest, millist transkriptsiooni te soovite, kuid sõnad peaksid olema õigesti kirjutatud ning seal, kus teie arvates laused muutuvad, peaksid olema punktid ja suurtähed.
5. Lisage kõlarid ja ajatemplid
Kui olete koosoleku transkriptsiooni kvaliteediga rahul, võite kuulata heli uuesti ja hakata lisama ajamärkide ja kõlarid. Selleks peatage video iga kord, kui uus inimene hakkab rääkima, ja lisage järgmised andmed:
[hour:minute:second] [speaker]: (Kõne)
Pärast seda peaks teil olema täielik ja täpne koosoleku transkriptsioon.
6. Teisenda lühikokkuvõtteks
Koosolekute transkriptsioon erineb koosolekute protokollist. Kui transkriptsioon on sõna-sõnaline fail, siis protokoll on põhipunktide salvestus. Niisiis, kui soovite minutite asemel, minna läbi tekstifaili valides välja:
- Tõstatatud küsimused
- Ettepanekud
- Tegevuspunktid
- Otsustatud tulemused
- Tähtajad
Seda on palju lihtsam teha, kui teil on olemas täpne transkriptsioon koosolekust, erinevalt sellest, kui töötate otse helifail.
Kas on võimalik luua meeskonna koosolekute transkriptsioone otseülekandes?
Jah, koosolekut on võimalik transkribeerida transkriptsioonivahendi või käsitsi transkribeerimise abil. Inimesed kasutavad veebiseminaride, Microsoft meeskondade ja zoomi koosolekute transkribeerimiseks vahendeid või agentuure, intervjuud ja palju muud. Transkriptsiooniteenuse puhul on palju võimalusi. On olemas mobiilirakendused nii Androidil kui ka iOSil, veebirakendused ja transkriptsioonibürood.
Transkriptsiooniteenust valides peaksite vaatama mõningaid tegureid, nagu hinnaplaanid, täpsus ja kiirus. Olulised on ka teenuse omadused. Näiteks mõned teenused suudavad teha reaalajas transkriptsiooni, neil on mitmesuguseid vahendeid, integratsioonid ja funktsioonid.
Kas koosolekuid on võimalik automaatselt transkribeerida?
Käsitsi tehtav helitranskriptsioon on aeganõudev protsess ja ei taga alati nõutavat täpsust koosolekute transkriptsioonides. Alternatiiviks on kasutada automaatset transkriptsioonitarkvara, näiteks Transkriptor.
See toimib järgmiselt:
- Looge koosoleku helisalvestus.
- Laadige see koosolekute transkriptsioonitarkvarasse ja jätke see konverteerimiseks.
- Kui see on lõppenud, saadetakse teile teade ja ülesannete nimekiri.
- Need hõlmavad tekstifaili kontrollimist ja vajaduse korral täpsuse huvides toimetamist. Täitke need enne faili lõplikku vormistamist.
- Pärast redigeerimist laadige tekstifail valitud formaadis alla.
Automaatse transkriptsiooniplatvormi kasutamise eelis on see, et see võtab ära suure osa transkribeerimisega seotud korduvast tööst.
Mis on koosoleku transkriptsiooni formaadi näide?
Kuigi teie koosoleku protokolli pikkus ja keerukus on erinev, on siin näide tüüpilisest intelligentsest sõnasõnalisest protokollist.
[00:00:10 Steve]: Tere tulemast, kõik. Loodan, et teil kõigil oli hea nädalavahetus. Nüüd tundub olevat hea aeg, et saada teada, kus me oleme uue tarkvara kasutuselevõtuga.
[00:00:40 Becky]: Oleme praegu kavas kuu lõpus välja tuua, kuid meil on tekkinud mõned kasutajaliidese probleemid. Ma lasen Benil selgitada, sest tema on sellega tegelenud.
[00:01:04 Ben]: Aitäh, Becky. Niisiis, meie probleem seisneb nüüd selles, et kontoseadetele juurdepääs sunnib kasutajat välja logima. Me ei saa päris…
[00:01:20 Steve]: See näib olevat suur probleem, mis on nii hilises arengujärgus. Kas see on seotud millegi muuga või on see üksikprobleem?
[00:01:34 Ben]: Niipalju kui me saame öelda, on see isoleeritud. Toote testimise ajal ei ilmnenud ühtegi muud funktsiooni või menüüd, seega usume, et tegemist on suhteliselt uue probleemiga pärast viimase disainiuuenduse kasutuselevõttu. Miks see viga tekitas, on hetkel teadmata, kuid see ongi tarkvaraarenduse rõõm, eks?
[00:02:01 Steve]: Jah, see on tõsi. Noh, Becky, ma arvan, et see peab olema nädala prioriteet, sest me ei tohiks rakendada mingeid täiendavaid muudatusi enne, kui see on lahendatud. Ma jätan organiseerimise teile, kuid ma arvan, et me peaksime panema kõik olemasolevad inimesed selle peale, sest see on suur viivitus. Saame nädala lõpus järele, okei?
[00:02:43 Becky]: See on hea, aitäh, Steve. Ma panen Beni kooskõlastama teiste IT-meestega, et näha, mida me saame selle suhtes võimalikult kiiresti teha.
Millised on asünkroonsete kaugmikrofonide kasutamise puudused?
- Kõige täpsema heli koondamine iga kõneleja jaoks ühte faili
- Kõnetuvastuse kasutamine selle väljaselgitamiseks, kes räägib, võib olla mõjutatud mikrofoni kvaliteedist
- Heliväljavõtete kokku kudumine võtaks palju aega käsitsi või väga keerulise transkriptsioonitarkvara abil.
2019. aastal käivitas Microsoft uuringu, et uurida asünkroonsete kaugmikrofonide kasutamist koosolekute transkribeerimiseks. Teadlased pidid kasutama mitmesuguseid keerulisi tehisintellekti- ja audioalgoritme, et toota transkriptsioonifaili, mille täpsus on 3% väiksem kui suundmikrofonide puhul. Asjaolu, et tegemist oli Microsofti poolt tehtud tipptasemel uuringuga, peaks rõhutama selle kasutusmugavust reaalses maailmas.
Parim valik: Transkriptor!
Mis oleks, kui me ütleksime teile, et on olemas kiire ja taskukohane viis, kuidas kõik teie olulised ärikohtumised minutite kaupa üles kirjutada? Transkriptor on teie number üks transkriptsiooni allikas igapäevaselt oma kuluefektiivsete ja usaldusväärsete teenustega!
Kirjutage asju liikvel olles.
Juurdepääs kõikidest seadmetest. Muuda audiofailid tekstiks iphone’is ja Androidis.
Vaadake, mida meie kliendid on meie kohta öelnud!
Teenindame tuhandeid inimesi igas vanuses, elukutsest ja riigist. Meie kohta ausate arvustuste lugemiseks klõpsake kommentaaridel või alloleval nupul.
Hinnatud suurepäraseks 4,4/5 50+ arvustuse põhjal Capterra kohta.
Jimena L.Founder Loe edasi
Kõik on väga hea, ei ole kallis, hea hinna ja kvaliteedi suhe ning ka üsna kiire.
Suur täpsus subtiitrite aegade ja sõnade äratundmise osas. Parandusi tuli teha väga vähe.
Jaqueline B.Sociologist Loe edasi
Mulle meeldis transkryptori juures kõige rohkem selle kõrge täpsus. Lihtsalt kasutatava platvormi puhul oli mul vaja ainult kirjavahemärke kohandada
Eelmine
Järgmine
Proovige seda tasuta
Edasine lugemine
Kuidas transkribeerida Microsoft Teams’i koosolekuid?
Kuidas transkribeerida Skype’i kohtumisi?
Kuidas transkribeerida Webexi koosolekuid?
Kuidas transkribeerida Google’i kohtumisi?
Kuidas transkribeerida Google Hangoutsi koosolekuid?
Kuidas transkribeerida GoToMeetingi koosolekuid?
Kuidas transkribeerida Zoomi koosolekuid?
Kuidas transkribeerida BlueJeans koosolekuid?
Korduma kippuvad küsimused
Kas peaksite koosolekud transkribeerima?
Koosolekute transkriptsioon on vajalik täpsuse, viitamise ja sisuturunduse jaoks. Siiski ei tasu tundide kaupa käsitsi koosolekute helifaili välja kirjutada.
Kui teil on vaja koosolekute transkriptsiooni, proovige transkriptsioonitarkvara. Neid on kiire ja lihtne kasutada ning esimene transkriptsioon on tasuta.
Kas te saate meeskonna koosoleku protokolli?
Jah, Microsoft Teams’i koosolekut on võimalik transkribeerida. Vt meie seotud blogipostitust Microsoft Teams’i koosolekute transkribeerimise kohta.
