A continuación, la guía definitiva para la transcripción de reuniones. Aprenderás qué son, por qué son importantes y cómo obtener grabaciones de reuniones y transcribirlas en el futuro.
¿Qué es la transcripción de una reunión?
Las transcripciones de las reuniones son registros de texto de las conversaciones habladas durante una reunión. Sin embargo, una transcripción completa de la reunión debería incluir a los oradores y las marcas de tiempo para facilitar las referencias.
Existen 3 tipos principales de transcripción de reuniones:
Qué es la transcripción editada
Una transcripción editada es un guión completo que se ha ajustado para facilitar la lectura. Esto incluye la corrección de la gramática y la ortografía y la eliminación de la jerga o las palabras incompletas. Una transcripción editada puede ser útil para una reunión si necesitas presentar formalmente el documento escrito en el futuro.
Qué es la transcripción literal
La transcripción literal es una copia exacta de la reunión hablada. Incluye pausas y sonidos no verbales (carraspeo, ruido de fondo). La transcripción literal de una reunión no es muy útil, a menos que sea en un contexto legal.
Una ligera variación es una transcripción no literal. Así se eliminan las pausas y los sonidos no verbales manteniendo la misma redacción.
Qué es la transcripción literal inteligente
Las transcripciones literales inteligentes conservan el discurso principal, mientras que la edición elimina las palabras de relleno, las repeticiones, las palabras atípicas y las pausas. Elimina las frases fuera de tema y las frases atropelladas.
El objetivo de una transcripción literal inteligente es mantener la voz del orador y hacer que el texto sea legible. Se utiliza en videoconferencias y actos relacionados con la empresa porque se puede citar o convertir fácilmente en otros medios, como un guión o un artículo escrito.
¿Debe utilizar la transcripción editada o la transcripción literal?
Las transcripciones literales inteligentes son las más adecuadas en la mayoría de los contextos empresariales, ya que proporcionan una transcripción fácil de leer en al tiempo que mantienen la voz y el significado de los oradores. Si desea utilizar una versión más editada, puede hacerlo en el futuro desde el documento inicial.
¿Por qué hay que transcribir las reuniones?
La razón de hacer reunión dictados es llevar un registro escrito de los temas de debate. Esto alimenta otras razones, entre ellas:
- Si los participantes no tienen que tomar notas durante la reunión, pueden centrarse en lo que se está debatiendo. Así, las transcripciones de las reuniones mejoran el compromiso.
- Si alguien necesita consultar los debates de la reunión, la transcripción es la forma más sencilla de hacerlo. Utilizar los apuntes de alguien podría dar lugar a errores si han escrito la información de forma incorrecta.
- Ahorro de tiempo: las transcripciones de las reuniones ahorran tiempo a los participantes, que no tienen que volver a ver una grabación varias veces para obtener la información que necesitan. Un documento escrito es mucho más fácil de hojear.
- Aumentar el retorno de la inversión. Una reunión con un orador importante puede salir cara. Por lo tanto, tomar una transcripción significa que la gente puede concentrarse más, y usted puede utilizar el documento escrito para el marketing para mejorar las conexiones comerciales.
¿Cómo utilizar las transcripciones de las reuniones?
La transcripción de una reunión puede ser una fuente de información para los esfuerzos de marketing de cara al cliente. Por ejemplo, si un grupo de empleados debate sobre cambios o tendencias del sector, podría convertir la transcripción en:
- Una entrada del blog
- Un guión de vídeo de YouTube
- Un episodio del podcast
- Leyendas en las redes sociales
- Subtítulos de Youtube
La transcripción de la reunión no sólo le permitirá obtener varios contenidos del mismo documento, sino que también le ayudará a mostrar experiencia Si está creando contenidos de marketing de todos modos, utilizar la transcripción de una reunión para obtener información puede ser una buena idea. ahorrar tiempo, sobre todo porque podría convertirse en la mayoría de estas formas con muy poca edición.
¿Cómo se transcribe una reunión?
Puedes transcribir una reunión tú mismo o contratar a uno de los servicios de transcripción de reuniones para que lo haga por ti. Dependiendo de tu velocidad de mecanografía y de tu capacidad para retener información, transcribir una reunión no tiene por qué ser un proceso complicado. Aquí tienes los pasos para crear una transcripción de una reunión.
1. Registrar la reunión
El primer paso es conseguir una grabación de la reunión. Aunque puedes intentar tomar notas mientras ocurre, esto no es una fuente de información precisa. La forma de grabar la reunión dependerá del lugar donde se celebre y del número de oradores.
Opciones de grabación incluyen:
- Software de grabación de pantalla y audio para reuniones virtuales
- Su teléfono inteligente para reuniones a pequeña escala de unas pocas personas
- Micrófonos multidireccionales para salas de juntas más grandes
- Programas informáticos con funciones de grabación y transcripción.
Sea cual sea la opción que elijas, asegúrate de probar el entorno de grabación antes de que empiece la reunión. Es importante tener una calidad de audio clara al convertir voz a texto. Por último, asegúrate de tener el permiso de todos para grabar la reunión.
2. Escuchar el audio
A continuación, transfiere tu archivo de audio a un ordenador si es necesario. Escuche el archivo por completo sin intentar tomar notas. Esto es para que puedas determinar si hay algún problema o caída de audio. Antes de empezar a transcribir, debes conocer el contenido del archivo.
3. Comenzar a transcribir
Escucha el audio por segunda vez y comienza a transcribirlo. La forma más fácil de hacerlo manualmente es simplemente escribir sin preocuparse demasiado por la puntuación y la ortografía. Cuando se note que hay un nuevo orador, añada un salto de línea para distinguirlo. Este paso le ayudará a añadir posteriormente timestamps .
4. Ponga en orden su transcripción
Vuelve a revisar el archivo de audio para mejorar tu transcripción. Durante este paso, debe comprobar si hay palabras inexactas en y procurar que las secciones estén separadas por el orador. Si bien no tiene que añadir los nombres todavía, al menos debería tener bloques de texto precisos para cada uno.Una vez que haya hecho esto, revise el archivo de texto sin el audio y comience a editar para la gramática y la ortografía. El alcance de este paso depende del tipo de transcripción que quieras, pero las palabras deben estar correctamente escritas y debe haber puntos y mayúsculas donde creas que cambian las frases.
5. Añadir altavoces y marcas de tiempo
Si estás satisfecho con la calidad de la transcripción de la reunión, puedes volver a escuchar el audio y empezar a añadir marcas de tiempo y altavoces a . Para ello, pon en pausa el vídeo cada vez que empiece a hablar una nueva persona y añade los siguientes datos:
[hour:minute:second] [speaker](Discurso)
Una vez hecho esto, deberías tener una transcripción completa y precisa de la reunión.
6. Convertir en resumen breve
La transcripción de una reunión es distinta del acta. Mientras que una transcripción es un archivo literal, las actas son un registro de los puntos principales. Por lo tanto, si desea minutos en su lugar, ir a través de el archivo de texto recogiendo a cabo:
- Cuestiones planteadas
- Sugerencias
- Puntos de acción
- Resultados decididos
- Fechas límite
Esto es mucho más fácil si se dispone de una transcripción exacta de la reunión, en lugar de trabajar directamente a partir de la grabación. archivo de audio.
¿Es posible crear transcripciones en directo de las reuniones de Teams?
Sí, es posible transcribir una reunión con una herramienta de transcripción o transcripción manual. La gente utiliza herramientas o agencias para transcribir seminarios web, reuniones de Microsoft Teams y de Zoom, entrevistas y mucho más. Hay muchas opciones para elegir un servicio de transcripción. Existen aplicaciones móviles para Android e iOS, aplicaciones web y agencias de transcripción.
A la hora de elegir un servicio de transcripción, hay que tener en cuenta algunos factores, como los planes de precios, la precisión y la rapidez. Las características del servicio también son importantes. Por ejemplo, algunos servicios pueden hacer transcripciones en tiempo real, tienen varias herramientas, integraciones y funcionalidades.
¿Es posible transcribir reuniones automáticamente?
La transcripción manual de audio es un proceso laborioso y no siempre garantiza los niveles de precisión requeridos en las transcripciones de reuniones. Una alternativa es utilizar programas de transcripción automática, como Transkriptor.
Así es como funciona:
- Crea una grabación de audio de la reunión.
- Cárgalo en el software de transcripción de reuniones y deja que se convierta.
- Una vez que haya terminado, se le notificará y se le dará una lista de tareas.
- Esto incluye revisar el archivo de texto y editarlo para mayor precisión si es necesario. Complételos antes de finalizar el archivo.
- Tras la edición, descargue el archivo de texto en el formato que haya elegido.
La ventaja de utilizar una plataforma de transcripción automática es que elimina gran parte del trabajo repetitivo de transcribir.
¿Qué es un ejemplo de formato de transcripción de reuniones?
Aunque la longitud y la complejidad de la transcripción de su reunión variarán, a continuación se ofrece un ejemplo de una típica transcripción literal inteligente.
[00:00:10 Steve]: Bienvenidos todos. Espero que todos hayan tenido un buen fin de semana. Ahora parece un buen momento para ponerse al día sobre la situación de la implantación del nuevo software.
[00:00:40 Becky]: Estamos en camino de lanzarlo a finales de mes, pero hemos encontrado algunos problemas de interfaz de usuario. Dejaré que Ben lo explique porque ha sido él quien se ha ocupado de esto.
[00:01:04 Ben]: Gracias, Becky. Así, el problema que tenemos ahora es que al acceder a la configuración de la cuenta se obliga al usuario a cerrar la sesión. No podemos dejar de…
[00:01:20 Steve]: Eso parece un gran problema para tenerlo a estas alturas del desarrollo. ¿Está relacionado con algo más o es un problema aislado?
[00:01:34 Ben]: Por lo que sabemos, está aislado. Durante las pruebas del producto no se produjeron fallos en otras funciones o menús, por lo que creemos que se trata de un problema relativamente nuevo desde que implementamos la última actualización del diseño. Por el momento se desconoce por qué ha causado un error, pero esa es la alegría del desarrollo de software, ¿no?
[00:02:01 Steve]: Sí, es cierto. Bueno, Becky, creo que esto tiene que ser una de las principales prioridades de la semana, ya que no debemos buscar implementar ningún otro cambio hasta que esto se haya resuelto. Dejaré que te organices, pero creo que deberíamos poner a toda la gente disponible en esto porque será un retraso importante. Nos pondremos al día al final de la semana, ¿vale?
[00:02:43 Becky]: Está bien, gracias, Steve. Haré que Ben se coordine con los demás informáticos para ver qué podemos hacer al respecto lo antes posible.
¿Cuáles son las desventajas de utilizar micrófonos a distancia asíncronos?
- Recopilación del audio más preciso para cada orador en un solo archivo
- El uso del reconocimiento de voz para averiguar quién está hablando puede verse afectado por la calidad del micrófono
- Unir los fragmentos de audio llevaría mucho tiempo si se hiciera manualmente o con un software de transcripción muy complejo
En 2019, Microsoft puso en marcha un estudio para analizar el uso de micrófonos asíncronos a distancia para la transcripción de reuniones. Los investigadores tuvieron que utilizar una amplia gama de complejos algoritmos de IA y audio para producir un archivo de transcripción con una precisión del 3% menos que los micrófonos direccionales. El hecho de que se trate de un estudio de vanguardia realizado por Microsoft debería poner de manifiesto su facilidad de uso en el mundo real.
La mejor opción: ¡Transkriptor!
¿Y si te dijéramos que existe una forma rápida y asequible de transcribir todas tus reuniones de trabajo importantes en cuestión de minutos? Transkriptor será su fuente número uno de transcripciones diarias gracias a sus servicios rentables y fiables.
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Calificado como excelente 4.4/5 basado en más de 50 reseñas en Capterra.
Jimena L.Founder Seguir leyendo
Todo está muy bien, no es caro, buena relación entre precio y calidad, y además es bastante rápido.
Gran precisión en relación a los tiempos de los subtítulos y en el reconocimiento de las palabras. Hubo que hacer muy pocas correcciones.
Jaqueline B.Sociologist Seguir leyendo
Lo que más me gustó de Transkryptor es que tiene una gran precisión. Con una plataforma fácil de usar, solo necesitaba hacer ajustes de puntuación
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Preguntas frecuentes
¿Debe transcribir las reuniones?
La transcripción de reuniones es necesaria para la precisión, la referencia y el marketing de contenidos. Sin embargo, no vale la pena pasar horas escribiendo manualmente el archivo de audio de una reunión.
Si necesita transcribir reuniones, pruebe el software de transcripción. Son rápidos y fáciles de usar, y la primera transcripción es gratuita.
¿Puedes conseguir una transcripción de una reunión de Teams?
Sí, es posible transcribir una reunión de Microsoft Teams. Consulte nuestra entrada de blog relacionada sobre la transcripción de reuniones de Microsoft Teams.
