Im Folgenden finden Sie den ultimativen Leitfaden für die Transkription von Sitzungen. Sie erfahren, was sie sind, warum sie wichtig sind und wie Sie in Zukunft Besprechungsaufzeichnungen erhalten und Ihre Besprechungen transkribieren können.
Was ist eine Sitzungsniederschrift?
Sitzungsprotokolle sind Textaufzeichnungen von gesprochenen Gesprächen während einer Sitzung. Ein vollständiges Sitzungsprotokoll sollte jedoch die Redner und Zeitstempel enthalten, um die Zuordnung zu erleichtern.
Es gibt 3 Haupttypen von Sitzungsprotokollen:
Was ist bearbeitete Transkription?
Eine redigierte Transkription ist ein vollständiges Skript, das zur besseren Lesbarkeit angepasst wird. Dazu gehören die Korrektur von Grammatik und Rechtschreibung sowie die Entfernung von umgangssprachlichen oder unvollständigen Wörtern. Eine bearbeitete Transkription kann für eine Besprechung nützlich sein, wenn Sie das schriftliche Dokument später formell vorlegen müssen.
Was ist Verbatim-Transkription?
Die wortgetreue Transkription ist eine exakte Kopie des gesprochenen Gesprächs. Dazu gehören Pausen und nonverbale Geräusche (Räuspern, Hintergrundgeräusche). Eine wortgetreue Sitzungsabschrift ist nur dann sinnvoll, wenn es sich um eine juristische Angelegenheit handelt.
Eine leichte Abweichung ist eine nicht wörtliche Transkription. Dadurch werden Pausen und nonverbale Laute entfernt, während der Wortlaut gleich bleibt.
Was ist eine intelligente Verbatim-Transkription?
Intelligente Verbatim-Transkriptionen behalten den Hauptteil der Rede bei, während die Bearbeitung Füllwörter, Wiederholungen, nicht standardisierte Wörter und Pausen entfernt. Es entfernt thematisch abweichende und zusammenhanglose Sätze.
Der Zweck einer intelligenten wortgetreuen Abschrift besteht darin, die Stimme des Sprechers beizubehalten und den Text lesbar zu machen. Es wird in Videokonferenzen und bei geschäftlichen Veranstaltungen verwendet, da es zitiert oder leicht in andere Medien, wie ein Skript oder einen schriftlichen Artikel, umgewandelt werden kann.
Sollten Sie eine bearbeitete Transkription oder eine wortgetreue Transkription verwenden?
Intelligente Verbatim-Transkriptionen sind in den meisten geschäftlichen Kontexten am sinnvollsten, da sie eine leicht lesbare Abschrift liefern und gleichzeitig die Stimme und die Bedeutung der Sprecher beibehalten. Wenn Sie eine stärker bearbeitete Version verwenden möchten, können Sie dies in Zukunft vom Ausgangsdokument aus tun.
Warum sollten Sie Meetings transkribieren?
Der Grund für ein Treffen Diktate ist es, die Diskussionsthemen schriftlich festzuhalten. Hierfür gibt es noch weitere Gründe, unter anderem:
- Wenn die Teilnehmer sich während der Besprechung keine eigenen Notizen machen müssen, können sie sich auf das konzentrieren, was besprochen wird. So verbessern Sitzungsprotokolle das Engagement.
- Wenn jemand auf die Besprechungen zurückgreifen muss, ist eine Niederschrift die einfachste Möglichkeit, dies zu tun. Die Verwendung der Notizen einer anderen Person könnte zu Fehlern führen, wenn diese die Informationen falsch geschrieben hat.
- Zeitersparnis: Die Erstellung von Sitzungsprotokollen spart den Teilnehmern Zeit, da sie sich eine Aufzeichnung nicht mehrmals ansehen müssen, um die benötigten Informationen zu erhalten. Ein schriftliches Dokument lässt sich viel leichter überfliegen.
- Erhöhung des ROI. Ein Treffen mit einem wichtigen Redner kann teuer werden. Eine Abschrift bedeutet also, dass sich die Menschen besser konzentrieren können, und Sie können das schriftliche Dokument für das Marketing nutzen, um die Geschäftsbeziehungen zu verbessern.
Wie können Sie Sitzungsprotokolle verwenden?
Ein Sitzungsprotokoll kann eine Quelle von Informationen für kundenorientierte Marketingmaßnahmen sein. Wenn beispielsweise eine Gruppe von Mitarbeitern Branchenveränderungen oder -trends diskutiert, können Sie das Protokoll in einen Bericht umwandeln:
- Ein Blogbeitrag
- Ein YouTube-Video-Skript
- Eine Podcast-Folge
- Bildunterschriften in sozialen Medien
- Youtube Untertitel
Mit der Besprechungstranskription können Sie nicht nur mehrere Inhalte aus demselben Dokument abrufen, sondern auch zeigen Fachwissen Wenn Sie ohnehin Marketing-Inhalte erstellen, kann die Verwendung einer Besprechungstranskription für Informationen hilfreich sein. Zeitersparnis, zumal sie mit geringem Aufwand in die meisten dieser Formen umgewandelt werden kann.
Wie transkribiere ich eine Besprechung?
Sie können eine Besprechung selbst transkribieren oder einen der Besprechungs-Transkriptionsdienste damit beauftragen. Abhängig von Ihrer Tippgeschwindigkeit und Ihrer Fähigkeit, Informationen zu behalten, muss die Transkription einer Besprechung kein komplizierter Prozess sein. Hier sind die Schritte für die Erstellung einer Besprechungsabschrift.
1. Aufzeichnung der Sitzung
Der erste Schritt besteht darin, eine Aufzeichnung der Sitzung zu erhalten. Sie können zwar versuchen, sich während des Geschehens Notizen zu machen, aber das ist keine genaue Informationsquelle. Wie Sie die Sitzung aufzeichnen, hängt davon ab, wo die Sitzung stattfindet und wie viele Redner anwesend sind.
Die Aufzeichnungsoptionen umfassen:
- Software für Bildschirm- und Audioaufnahmen für virtuelle Meetings
- Ihr Smartphone für Besprechungen im kleinen Rahmen mit wenigen Personen
- Multidirektionale Mikrofone für größere Sitzungssäle
- Software, die sowohl über Aufnahme- als auch über Transkriptionsfunktionen verfügt.
Für welche Option Sie sich auch entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie die Aufzeichnungsumgebung vor Beginn der Besprechung testen. Bei der Konvertierung ist es wichtig, dass die Audioqualität klar ist. Sprache zu Text. Vergewissern Sie sich abschließend, dass Sie die Erlaubnis aller Teilnehmer haben, die Sitzung aufzuzeichnen.
2. Hören Sie sich das Audio an
Als nächstes übertragen Sie Ihre Audiodatei auf einen Computer, falls erforderlich. Hören Sie sich die Datei vollständig an, ohne zu versuchen, sich Notizen zu machen. So können Sie feststellen, ob es Probleme oder Tonaussetzer gibt. Sie sollten mit dem Inhalt der Datei vertraut sein, bevor Sie mit der Transkription beginnen.
3. Mit der Transkription beginnen
Hören Sie sich den Ton ein zweites Mal an und beginnen Sie mit der Transkription. Am einfachsten geht das manuell, indem Sie einfach tippen, ohne sich allzu viele Gedanken über Interpunktion und Rechtschreibung zu machen. Wenn Sie einen neuen Sprecher bemerken, fügen Sie einen Zeilenumbruch ein, um ihn zu unterscheiden. Dieser Schritt wird Ihnen helfen, später Zeitstempel hinzuzufügen.
4. Ihre Transkription in Ordnung bringen
Gehen Sie die Audiodatei noch einmal durch, um Ihre Transkription zu verbessern. In diesem Schritt sollten Sie auf ungenaue Wörter überprüfen und darauf achten, dass die Abschnitte vom Sprecher unterbrochen werden. Sobald Sie dies getan haben, gehen Sie die Textdatei ohne den Ton durch und beginnen Sie mit der Bearbeitung für Grammatik und Rechtschreibung. Wie umfangreich dieser Schritt ist, hängt davon ab, welche Art von Transkription Sie wünschen, aber die Wörter sollten richtig geschrieben sein, und es sollten Punkte und Großbuchstaben an den Stellen gesetzt werden, an denen Sie denken, dass sich Sätze ändern.
5. Sprecher und Zeitstempel hinzufügen
Wenn Sie mit der Qualität Ihrer Besprechungstranskription zufrieden sind, können Sie die Audiodatei erneut anhören und Zeitstempel und Sprecher hinzufügen. Halten Sie dazu das Video jedes Mal an, wenn eine neue Person zu sprechen beginnt, und fügen Sie die folgenden Angaben hinzu:
[hour:minute:second] [speaker](Rede)
Wenn Sie dies getan haben, sollten Sie eine vollständige und genaue Niederschrift der Sitzung haben.
6. In eine kurze Zusammenfassung umwandeln
Die Niederschrift einer Sitzung unterscheidet sich vom Sitzungsprotokoll. Während eine Transkription eine wortwörtliche Datei ist, ist ein Protokoll eine Aufzeichnung der wichtigsten Punkte. Wenn Sie also stattdessen Minuten wünschen, gehen Sie auf durch und wählen Sie die Textdatei aus:
- Aufgeworfene Fragen
- Vorschläge
- Aktionspunkte
- Beschlossene Ergebnisse
- Fristen
Dies ist viel einfacher, wenn Sie eine genaue Abschrift der Besprechung haben, als wenn Sie direkt mit dem Protokoll arbeiten. Audiodatei.
Ist es möglich, Live-Transkriptionen von Teamsitzungen zu erstellen?
Ja, es ist möglich, eine Besprechung mit einem Transkriptionstool oder einer manuellen Transkription zu transkribieren. Für die Transkription von Webinaren, Microsoft Teams und Zoom-Meetings werden Tools oder Agenturen eingesetzt, Interviews und vieles mehr. Es gibt viele Möglichkeiten, einen Transkriptionsdienst zu beauftragen. Es gibt mobile Apps für Android und iOS, Web-Apps und Transkriptionsagenturen.
Bei der Auswahl eines Transkriptionsdienstes sollten Sie auf einige Faktoren wie Preisgestaltung, Genauigkeit und Geschwindigkeit achten. Auch die Merkmale des Dienstes sind wichtig. Einige Dienste können zum Beispiel in Echtzeit transkribieren und verfügen über verschiedene Tools, Integrationen und Funktionen.
Ist es möglich, Besprechungen automatisch zu transkribieren?
Die manuelle Audiotranskription ist ein langwieriger Prozess und garantiert nicht immer die Genauigkeit, die für Sitzungsprotokolle erforderlich ist. Eine Alternative ist die Verwendung einer automatischen Transkriptionssoftware, wie z. B. Transkriptor.
Und so funktioniert es:
- Erstellen Sie eine Audioaufzeichnung der Besprechung.
- Laden Sie die Datei in die Software zur Transkription von Meetings hoch und lassen Sie sie konvertieren.
- Sobald sie abgeschlossen ist, werden Sie benachrichtigt und erhalten eine Liste der Aufgaben.
- Dazu gehört auch, dass die Textdatei überprüft und bei Bedarf auf ihre Richtigkeit hin bearbeitet wird. Vervollständigen Sie diese, bevor Sie die Datei fertigstellen.
- Nach der Bearbeitung laden Sie die Textdatei in dem von Ihnen gewählten Format herunter.
Der Vorteil einer automatischen Transkriptionsplattform besteht darin, dass sie einen Großteil der sich wiederholenden Arbeit der Transkription abnimmt.
Was ist ein Beispiel für eine Besprechungstranskription?
Obwohl die Länge und Komplexität Ihres Sitzungsprotokolls variieren wird, finden Sie hier ein Beispiel für ein typisches intelligentes Wortprotokoll.
[00:00:10 Steve]: Herzlich willkommen. Ich hoffe, Sie hatten alle ein schönes Wochenende. Jetzt scheint ein guter Zeitpunkt zu sein, um sich über den Stand der Einführung der neuen Software zu informieren.
[00:00:40 Becky]: Wir sind auf dem besten Weg, die Software Ende des Monats einzuführen, aber wir sind auf ein paar Probleme mit der Benutzeroberfläche gestoßen. Ich überlasse es Ben, das zu erklären, denn er ist derjenige, der sich damit befasst hat.
[00:01:04 Ben]: Danke, Becky. Das Problem, das wir jetzt haben, ist, dass der Zugriff auf die Kontoeinstellungen den Benutzer dazu zwingt, sich abzumelden. Wir können nicht ganz…
[00:01:20 Steve]: Das scheint ein großes Problem zu sein, das so spät in der Entwicklung auftritt. Besteht ein Zusammenhang mit etwas anderem, oder handelt es sich um ein isoliertes Problem?
[00:01:34 Ben]: Soweit wir das beurteilen können, handelt es sich um einen Einzelfall. Während der Produkttests waren keine anderen Funktionen oder Menüs fehlerhaft, so dass wir davon ausgehen, dass es sich um ein relativ neues Problem handelt, seit wir das letzte Design-Update implementiert haben. Warum es einen Fehler verursacht hat, ist derzeit nicht bekannt, aber das ist ja das Schöne an der Softwareentwicklung, oder?
[00:02:01 Steve]: Ja, das ist wahr. Nun, Becky, ich denke, dass dies eine der obersten Prioritäten für diese Woche sein muss, da wir keine weiteren Änderungen vornehmen sollten, bis diese Frage geklärt ist. Ich überlasse es Ihnen, das zu organisieren, aber ich denke, wir sollten alle verfügbaren Leute darauf ansetzen, denn es wird eine große Verzögerung geben. Wir sehen uns dann Ende der Woche, okay?
[00:02:43 Becky]: Das ist gut, danke, Steve. Ich werde Ben bitten, sich mit den anderen IT-Mitarbeitern abzustimmen, um zu sehen, was wir so schnell wie möglich tun können.
Was sind die Nachteile der Verwendung asynchroner Funkmikrofone?
- Zusammenstellung der genauesten Audiodaten für jeden Sprecher in einer Datei
- Die Verwendung von Spracherkennung, um herauszufinden, wer spricht, kann durch die Mikrofonqualität beeinträchtigt werden
- Das Zusammenfügen der Audioausschnitte würde viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn es manuell oder mit einer sehr komplexen Transkriptionssoftware erfolgen würde.
2019 startete Microsoft eine Studie, um die Verwendung von asynchronen Fernmikrofonen für die Transkription von Meetings zu untersuchen. Die Forscher mussten eine Vielzahl komplexer KI- und Audio-Algorithmen einsetzen, um eine Transkriptionsdatei mit einer Genauigkeit von 3 % weniger als bei Richtmikrofonen zu erstellen. Die Tatsache, dass es sich hierbei um eine von Microsoft durchgeführte Spitzenstudie handelt, sollte die Benutzerfreundlichkeit in der realen Welt unterstreichen.
Die beste Option: Transkriptor!
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es eine schnelle und erschwingliche Möglichkeit gibt, all Ihre wichtigen Geschäftsbesprechungen in wenigen Minuten zu transkribieren? Transkriptor wird mit seinen kosteneffizienten und zuverlässigen Dienstleistungen Ihre erste Anlaufstelle für tägliche Transkriptionen sein!
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Zugriff von allen Geräten. Umwandlung von Audiodateien in Text in iphone und Android.
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Ausgezeichnet bewertet mit 4,4/5 basierend auf über 50 Bewertungen auf Capterra.
Jimena L.Founder Mehr lesen
Alles ist sehr gut, es ist nicht teuer, gutes Verhältnis zwischen Preis und Qualität, und es ist auch ziemlich schnell.
Große Präzision in Bezug auf die Zeiten der Untertitel und in der Erkennung der Wörter. Es mussten nur wenige Korrekturen vorgenommen werden.
Jaqueline B.Sociologist Mehr lesen
Was mir an Transkryptor am besten gefallen hat, ist seine hohe Genauigkeit. Mit einer benutzerfreundlichen Plattform musste ich nur Satzzeichen anpassen
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Häufig gestellte Fragen
Sollten Sie Besprechungen mitschreiben?
Die Transkription von Besprechungen ist für die Genauigkeit, als Referenz und für das Content Marketing notwendig. Es lohnt sich jedoch nicht, Stunden damit zu verbringen, die Audiodatei einer Besprechung manuell zu schreiben.
Wenn Sie die Transkription von Meetings benötigen, sollten Sie eine Transkriptionssoftware ausprobieren. Sie sind schnell und einfach zu benutzen, und die erste Abschrift ist kostenlos.
Können Sie eine Abschrift einer Teamsitzung erhalten?
Ja, es ist möglich, eine Microsoft Teams-Besprechung zu transkribieren. Siehe unseren Blogpost über die Transkription von Microsoft Teams-Meetings.
