يوجد أدناه الدليل الإرشادي النهائي حول تدوين الاجتماع. ستتعرف على ماهيتها وسبب أهميتها وكيفية الحصول على تسجيلات الاجتماعات وتدوين اجتماعاتك في المستقبل.
ما هو نسخ الاجتماع؟
محاضر الاجتماع هي سجلات نصية للمحادثات المنطوقة أثناء الاجتماع. ومع ذلك ، يجب أن يشتمل النص الكامل للاجتماع على المتحدثين والطوابع الزمنية لتسهيل الإحالات.
هناك 3 أنواع رئيسية من نسخ الاجتماعات:
ما هو النسخ المحرر
النسخ المحرر هو نص كامل يتم تعديله لسهولة القراءة. وهذا يشمل تصحيح القواعد والهجاء وإزالة الكلمات العامية أو غير المكتملة. يمكن أن يكون النسخ المحرر مفيدًا للاجتماع إذا كنت بحاجة إلى تقديم المستند المكتوب رسميًا في المستقبل.
ما هو النسخ الحرفي
النسخ الحرفي هو نسخة طبق الأصل من الاجتماع المنطوق. ويشمل التوقف المؤقت والأصوات غير اللفظية (تنقية الحلق ، ضوضاء الخلفية). ليس هناك فائدة كبيرة لنسخ الاجتماع الحرفي الكامل ما لم يكن في سياق قانوني.
الاختلاف الطفيف هو النسخ غير الحرفي. هذا يزيل التوقف المؤقت والأصوات غير اللفظية مع الحفاظ على الصياغة نفسها.
ما هو النسخ الحرفي الذكي
تحتفظ النسخ الحرفية الذكية بالكلام الرئيسي أثناء تحرير كلمات الحشو والتكرار والكلمات غير القياسية والتوقفات المؤقتة. يزيل الجمل الخارجة عن الموضوع والتشغيل.
الغرض من النص الحرفي الذكي هو الحفاظ على صوت المتحدث أثناء جعل النص قابلاً للقراءة. يتم استخدامه في مؤتمرات الفيديو والأحداث المتعلقة بالأعمال لأنه يمكن اقتباسها أو تحويلها بسهولة إلى وسائط أخرى ، مثل نص أو مقالة مكتوبة.
هل يجب عليك استخدام النسخ المحرر أم النسخ الحرفي؟
تعتبر النسخ الحرفية الذكية أكثر منطقية في معظم سياقات الأعمال لأنها توفر نصا سهل القراءة مع الحفاظ على صوت ومعنى المتحدثين. إذا كنت تريد استخدام إصدار أكثر تعديلًا ، يمكنك القيام بذلك في المستقبل من مستند البداية.
لماذا يجب عليك نسخ الاجتماعات؟
سبب جعل الاجتماع الاملاءات هو الاحتفاظ بسجل مكتوب لموضوعات المناقشة. هذا يغذي أسباب أخرى ، بما في ذلك:
- لزيادة التركيز: إذا لم يكن المشاركون بحاجة إلى تدوين ملاحظاتهم الخاصة أثناء الاجتماع ، فيمكنهم التركيز على ما تتم مناقشته. على هذا النحو ، تعمل نسخ الاجتماع على تحسين المشاركة.
- لجعل الإحالة أسهل: إذا احتاج شخص ما إلى الرجوع إلى مناقشات الاجتماع ، فإن النص هو أسهل طريقة للقيام بذلك. قد يؤدي استخدام ملاحظات شخص ما إلى حدوث أخطاء إذا كتب المعلومات بشكل غير صحيح.
- لتوفير الوقت: يوفر إنشاء محاضر الاجتماع وقت المشاركين لأنهم لن يحتاجوا إلى إعادة مشاهدة التسجيل عدة مرات للحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها. المستند المكتوب أسهل بكثير في المسح الضوئي.
- لزيادة العائد على الاستثمار. قد يكون الاجتماع مع متحدث مهم مكلفًا. لذلك ، فإن أخذ نسخة يعني أن الأشخاص يمكنهم التركيز أكثر ، ويمكنك استخدام المستند المكتوب للتسويق لتحسين اتصالات العمل.
كيف يمكنك استخدام محاضر الاجتماع؟
يمكن أن يكون نص الاجتماع مصدرا للمعلومات لجهود التسويق التي تواجه العملاء. على سبيل المثال ، إذا ناقشت مجموعة من الموظفين تغييرات أو اتجاهات الصناعة ، فيمكنك بعد ذلك تحويل النص إلى:
- مشاركة مدونة
- نص فيديو YouTube
- حلقة بودكاست
- تعليق على وسائل التواصل الاجتماعي
- ترجمات YouTube
لن يسمح لك نسخ الاجتماع بالحصول على أجزاء متعددة من المحتوى من نفس المستند فحسب ، بل سيساعدك أيضا على إظهار الخبره وترسيخ سلطة عملك. إذا كنت تنشئ محتوى تسويقيا على أي حال ، فإن استخدام نسخ الاجتماع للحصول على معلومات يمكن أن وفر الوقت ، خاصة أنه يمكن تحويله إلى معظم هذه النماذج مع القليل جدا من التحرير.
كيف يمكنني تسجيل اجتماع؟
يمكنك نسخ اجتماع بنفسك ، أو استئجار إحدى خدمات نسخ الاجتماع للقيام بذلك نيابة عنك. اعتمادًا على سرعة كتابتك وقدرتك على الاحتفاظ بالمعلومات ، لا يجب أن يكون نسخ الاجتماع عملية معقدة. فيما يلي خطوات كيفية إنشاء نسخ الاجتماع.
1. سجل الاجتماع
الخطوة الأولى هي الحصول على تسجيل للاجتماع. بينما يمكنك محاولة تدوين الملاحظات أثناء حدوثها ، فهذا ليس مصدرًا دقيقًا للمعلومات. ستعتمد طريقة تسجيل الاجتماع على مكان انعقاده وعدد المتحدثين هناك.
تشمل خيارات التسجيل ما يلي:
- برنامج شاشة وتسجيل صوتي للاجتماعات الافتراضية
- هاتفك الذكي لعقد اجتماعات صغيرة الحجم لعدد قليل من الأشخاص
- ميكروفونات متعددة الاتجاهات لإعدادات غرفة اجتماعات أكبر
- البرامج التي تحتوي على ميزات التسجيل والنسخ.
مهما كان الخيار الذي تختاره ، تأكد من اختبار بيئة التسجيل قبل بدء الاجتماع. من المهم أن يكون لديك جودة صوت واضحة عند التحويل الكلام إلى نص. أخيرًا ، تأكد من حصولك على إذن الجميع لتسجيل الاجتماع.
2. الاستماع إلى الصوت
بعد ذلك ، انقل ملف الصوت الخاص بك إلى جهاز كمبيوتر إذا لزم الأمر. استمع إلى الملف بالكامل دون محاولة تدوين أي ملاحظات. هذا حتى تتمكن من تحديد ما إذا كانت هناك أية مشكلات أو تسرب الصوت. سترغب في التعرف على محتوى الملف قبل البدء في محاولة النسخ.
3. ابدأ النسخ
استمع إلى الصوت مرة ثانية وابدأ في الكتابة. أسهل طريقة للقيام بذلك يدويًا هي الكتابة دون القلق كثيرًا بشأن علامات الترقيم والتهجئة. عندما تلاحظ متحدثًا جديدًا ، أضف فاصل أسطر لتمييزه. ستساعدك هذه الخطوة على إضافة الطوابع الزمنية لاحقا.
4. ترتيب النسخ الخاصة بك
انتقل من خلال الملف الصوتي مرة أخرى لتحسين النسخ الخاص بك. خلال هذه الخطوة ، يجب عليك التحقق من الكلمات غير الدقيقة وتهدف إلى تقسيم الأقسام بواسطة المتحدث. على الرغم من أنك لست مضطرا إلى إضافة أسماء حتى الآن ، إلا أنه يجب أن يكون لديك على الأقل كتل نصية دقيقة لكل منها. بمجرد القيام بذلك ، انتقل إلى الملف النصي بدون الصوت وابدأ في التحرير لقواعد اللغة والإملاء. يعتمد مدى هذه الخطوة على نوع النسخ الذي تريده ، ولكن يجب كتابة الكلمات بشكل صحيح ، ويجب أن تكون هناك فترات وأحرف كبيرة حيث تعتقد أن الجمل تتغير.
5. إضافة مكبرات الصوت والطوابع الزمنية
بشرط أن تكون راضيا عن جودة نسخ اجتماعك ، يمكنك الاستماع إلى الصوت مرة أخرى والبدء في إضافة الطوابع الزمنية ومكبرات الصوت. للقيام بذلك ، أوقف الفيديو مؤقتًا في كل مرة يبدأ فيها شخص جديد في التحدث وأضف التفاصيل التالية:
[hour:minute:second] [speaker]: (خطاب)
بعد القيام بذلك ، يجب أن يكون لديك نسخة كاملة ودقيقة من الاجتماع.
6. تحويل إلى ملخص قصير
نسخ الاجتماع يختلف عن محضر الاجتماع. في حين أن النسخ هو ملف حرفي ، فإن الدقائق هي تسجيل للنقاط الرئيسية. لذلك ، إذا كنت تريد دقائق بدلا من ذلك ، فانتقل إلى انتقاء الملف النصي:
- قضايا أثيرت
- اقتراحات
- نقاط العمل
- النتائج المقررة
- المواعيد النهائية
يكون القيام بذلك أسهل بكثير بمجرد حصولك على نسخ دقيق للاجتماع ، بدلا من العمل مباشرة من ملف صوتي.
هل من الممكن إنشاء نسخ مباشرة لاجتماعات Teams؟
نعم ، من الممكن نسخ اجتماع باستخدام أداة النسخ أو النسخ اليدوي. يستخدم الأشخاص الأدوات أو الوكالات لنسخ الندوات عبر الإنترنت وفرق Microsoft واجتماعات التكبير / التصغير ، المقابلات ، وأكثر من ذلك بكثير. هناك العديد من الخيارات للاختيار من بينها لخدمة النسخ. هناك تطبيقات جوال على كل من Android و iOS ، وتطبيقات الويب ، ووكالات النسخ.
عند اختيار خدمة النسخ ، يجب أن تنظر في بعض العوامل مثل خطط التسعير والدقة والسرعة. ميزات الخدمة مهمة أيضًا. على سبيل المثال ، يمكن لبعض الخدمات إجراء النسخ في الوقت الفعلي ، ولديها العديد من الأدوات والتكاملات والوظائف.
هل من الممكن نسخ الاجتماعات بشكل آلي؟
يعد النسخ الصوتي اليدوي عملية طويلة ولا تضمن دائمًا مستويات الدقة المطلوبة في تلبية النصوص. البديل هو استخدام برامج النسخ التلقائي ، مثل Transkriptor.
وإليك كيف يعمل:
- إنشاء تسجيل صوتي للاجتماع.
- قم بتحميله في برنامج نسخ الاجتماع واتركه للتحويل.
- بمجرد الانتهاء ، سيتم إعلامك وستحصل على قائمة بالمهام.
- يتضمن ذلك فحص الملف النصي وتحريره للتأكد من دقته إذا لزم الأمر. أكمل هذه قبل الانتهاء من الملف.
- بعد التحرير ، قم بتنزيل الملف النصي بالتنسيق الذي اخترته.
تتمثل فائدة استخدام منصة النسخ التلقائي في أنها تزيل الكثير من العمل المتكرر للنسخ.
ما هو مثال تنسيق نسخ الاجتماع؟
على الرغم من اختلاف طول وتعقيد محضر اجتماعك ، فإليك مثالاً على نص حرفي ذكي نموذجي.
[00:00:10 Steve]: مرحبًا بكم جميعًا. أتمنى لكم جميعا عطلة سعيدة. يبدو الآن أن الوقت مناسب لمتابعة ما وصلنا إليه مع طرح البرنامج الجديد.
[00:00:40 Becky]: نحن حاليًا في طريقنا لإطلاق الخدمة في نهاية الشهر ، لكننا واجهنا بعض مشكلات واجهة المستخدم. سأدع بن يشرح لأنه كان الشخص الذي يتعامل مع هذا.
[00:01:04 Ben]: شكرا بيكي. لذا ، فإن المشكلة التي نواجهها الآن هي أن الوصول إلى إعدادات الحساب يجبر المستخدم على تسجيل الخروج. لا نستطيع تماما-
[00:01:20 Steve]: يبدو أن هذا يمثل مشكلة كبيرة أن يكون هذا في وقت متأخر في التنمية. هل هي مرتبطة بشيء آخر أم أنها قضية منعزلة؟
[00:01:34 Ben]: بقدر ما نستطيع أن نقول ، إنها معزولة. لم يتم التنصت على أي ميزات أو قوائم أخرى أثناء اختبار المنتج ، لذلك نعتقد أن هذه مشكلة جديدة نسبيًا منذ أن قمنا بتنفيذ آخر تحديث للتصميم. لماذا تسببت في خطأ غير معروف حاليًا ، لكن هذه متعة تطوير البرامج ، أليس كذلك؟
[00:02:01 Steve]: نعم هذا صحيح. حسنًا ، بيكي ، أعتقد أن هذا يجب أن يكون أولوية قصوى لهذا الأسبوع ، حيث لا ينبغي أن نتطلع إلى تنفيذ أي تغييرات أخرى حتى يتم حل هذا الأمر. سأترك الأمر لك للتنظيم ، لكن أعتقد أنه يجب علينا وضع جميع الأشخاص المتاحين في هذا الأمر لأنه سيكون تأخيرًا كبيرًا. سوف نلحق في نهاية الأسبوع ، حسنًا؟
[00:02:43 Becky]: لا بأس شكرا ستيف. سأجعل بن ينسق مع رجال تكنولوجيا المعلومات الآخرين ليرى ما يمكننا فعله حيال ذلك في أسرع وقت ممكن.
ما هي عيوب استخدام الميكروفونات البعيدة غير المتزامنة؟
- تجميع الصوت الأكثر دقة لكل سماعة في ملف واحد
- يمكن أن يتأثر استخدام التعرف على الكلام لمعرفة المتحدث بجودة الميكروفون
- قد يستغرق حياكة المقتطفات الصوتية معًا وقتًا طويلاً للقيام يدويًا أو برنامج نسخ معقد للغاية
في عام 2019 ، أطلقت Microsoft دراسة للنظر في استخدام الميكروفونات البعيدة غير المتزامنة لتدوين الاجتماعات. كان على الباحثين استخدام مجموعة واسعة من خوارزميات الذكاء الاصطناعي والصوت المعقدة لإنتاج ملف نسخ بدقة أقل بنسبة 3٪ من الميكروفونات الاتجاهية. حقيقة أن هذه كانت دراسة متطورة أجرتها Microsoft يجب أن تسلط الضوء على سهولة استخدامها في العالم الحقيقي.
الخيار الأفضل: Transkriptor!
ماذا لو قلنا لك أن هناك طريقة سريعة وبأسعار معقولة لنسخ جميع اجتماعات العمل المهمة في دقائق؟ سيكون Transkriptor هو المصدر الأول لعمليات النسخ على أساس يومي مع خدماته الفعالة من حيث التكلفة والموثوقة!
اكتب الأشياء أثناء التنقل.
الوصول من جميع الأجهزة. قم بتحويل ملفات الصوت إلى نص في iPhone و Android.
انظر ماذا قال عملاؤنا عنا!
نحن نخدم الآلاف من الناس من أي عمر ومهنة وبلد. انقر فوق التعليقات أو الزر أدناه لقراءة المزيد من الآراء الصادقة عنا.
تم تقييمه ممتازًا 4.4 / 5 بناءً على أكثر من 50 تقييمًا على Capterra.
خيمينا ل. مؤسس اقرأ أكثر
كل شيء جيد جدًا ، إنه ليس مكلفًا ، وعلاقة جيدة بين السعر والجودة ، كما أنه سريع جدًا.
دقة كبيرة فيما يتعلق بأوقات الترجمة وفي التعرف على الكلمات. كان لا بد من إجراء عدد قليل جدا من التصحيحات.
جاكلين ب. عالم اجتماع اقرأ أكثر
أكثر ما أحببته في Transkryptor هو مدى دقته العالية. مع نظام أساسي سهل الاستخدام ، كنت بحاجة فقط لإجراء تعديلات على علامات الترقيم
سابق
التالي
جربها مجانا
قراءة متعمقة
كيفية نسخ اجتماعات Microsoft Teams؟
كيفية تحويل اجتماعات Google Meetings؟
كيفية تحويل اجتماعات Google Hangouts إلى نص مكتوب؟
كيفية نسخ اجتماعات GoToMeeting؟
أسئلة مكررة
يعد نسخ الاجتماع ضروريًا للدقة والمرجعية وتسويق المحتوى. ومع ذلك ، لا يستحق قضاء ساعات في كتابة ملف صوتي للاجتماع يدويًا.
إذا كنت بحاجة إلى نسخ الاجتماع ، فجرّب برنامج النسخ. إنها سريعة وسهلة الاستخدام ، وأول عملية نسخ مجانية.
هل يمكنك الحصول على نسخة من اجتماع Teams؟
نعم ، من الممكن نسخ اجتماع Microsoft Teams. اطلع على منشور المدونة الخاص بنا حول تدوين اجتماعات Microsoft Teams.
